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Kampf um den Cloud Arbeitsplatz – Facebook, Google, IBM, Microsoft, IBM, Slack u.a.

Cöoud Arbeitsplatz

Die Anfänge der Software für Zusamenarbeit und Organisation von Mitarbeitern in Firmen begannen bereits in den 70er Jahren in USA mit einfachen Systemen mit denen man kurze Nachrichten verteilen konnte. Diese wurden dann um Datenbanken für eMail, Kalender, ToDo Listen, Dokumente und Programme zur Bearbeitung und Kontrolle der Daten erweitert. Die erste Version entwickelte die Firma IRIS mit Ray Ozzie und einem Team von etwa 25 Mitarbeitern in StartUp Manier. Ein großer Markt entstand aber erst 1988 nachdem die Firma Lotus die Firma Iris aufkaufte und das Produkt als Lotus Notes vermarktete. Lotus Notes (Geschichte) wurde von fast allen großen Firmen als Infrastruktur für Arbeitsplätze und Arbeitsorganisation benutzt und war z.B. mit seiner Client/Server Struktur, der Verschlüsselungstechnik (asymmetrich mit Zertifikaten für Maschinen und Benutzer, Messaging und anderen Features seiner Zeit weit voraus). Lotus lief vorwiegend in proprietären Firmennetzen auf IBM Großrechnern und IBM 3270 Terminals aber auch auf PCs (OS/2 und Windows) und später auf Laptops. Alte IT Hasen weinen noch heute der Lotus REPLICATE Funktion nach, mit der man seine eMail und Daten auf seinem Laptop ohne großen Aufwand mitnehmen konnte. Das war zu Zeiten von Netzen mit 2.4 kbit/sec ein Segen.

IBM kaufte 1996 Lotus Notes und bezahlte damals den horrenden Betrag von 4 Milliarden $. 1996 wurde auch der Netscape Browser für das Internet verfügbar und Nokia baute das 7110 WAP Mobiltelefon mit denen man Daten über das Internet austauschen konnte. Für die neue mobile Welt und das Internet brauchte man neue Zugangssysteme.

Mein Team im IBM Labor entwickelte ab 1998 ein Portal für Kollaboration im Internet. Die Benutzer konnten dabei über PC, Mobiltelefon oder Sprache im Internet agieren. Die Mobiltelefone mussten allerdings noch mit Tasten bedient werden. Das System und die Technik sind im Buch Pervasive Computing, Addison Wesley umfassend beschrieben.  Dieses System wurde 2001 als IBM Websphere Portal Server ausgeliefert. Wie bei IBM üblich war das Websphere Portal nicht als Produkt für Endbenutzer gedacht, sondern als Basis System, das von Softwarefirmen und den IT Abteilungen von Firmen an spezielle Bedürfnisse angepasst werden musste. Allerdings gab es auch ein Express System, das von kleineren Firmen, Städten, Schulen usw auch für soziale Netzwerke ohne großen Aufwand genutzt werden konnte.

IBM Digital Wallet

Auf der Cebit 2003 wurde z.B. ein IBM Portal System gezeigt u.a. mit einem Smartcard gesicherten Online Bankensystem inklusive einem „Paypal“ Bezahlsystem, das man auch mit Sprache bedienen konnte. In Zusammenarbeit mit einem Rundfunksender wurde auch ein Soziales Netzwerk „Das Ding“ für Kinder integriert .

Microsoft reagierte sofort mit dem Release des Sharepoint Servers, der ähnliches wie das IBM Portal leisten sollte aber mindestens 10 Jahre brauchte, bis er einigermaßen sinnvoll genutzt werden konnte.  Verschiedene Firmen versuchten die Portalfunktionen mit sozialen Netzwerken zu kombinieren. Am erfolgreichsten war wohl das Musikportal Myspace.

Der nächste „Follower“ war Mark Zuckerberg, der 2004 Facebook gründete. Facebook griff die vorhandenen Elemente inklusive der Idee der sozialen Netzwerke auf. Zuckerberg musste ähnlich wie Bill Gates nichts neu erfunden. Er konzentrierte sich allerdings anders als die Großfirmen auf Jugendliche als Kunden und investierte ähnlich wie Steve Jobs in einfache Bedienung des Systems und Wachstum durch kostenlose Services für die Benutzer. Die Daten in Facebook sind auf die für die privaten Benutzer wichtigen Elemente wie Nachrichten, Fotos, Musik und Videos beschränkt. Komplizierte Datenstrukturen und Abläufe wie sie in Firmen benötigt werden bleiben außen vor. Darum sollen sich Firmen wie IBM, Microsoft, Oracle, SAP  u.a. kümmern. Auch Google versucht sich mit bescheidenem Erfolg mit G Suite am Portal Markt.

Mit der Zeit wurde Facebook aber mit immer neuen Funktionen ausgestattet (man hat ja viele Entwickler). Dadurch wurden die Kunden  abgelenkt und verärgert. Das erklärt den Erfolg von WhatsApp. Facebook mußte deshalb für viel Geld WhatsApp kaufen damit die einfachen Kunden nicht abwandern. Nun wandern sie innerhalb von Facebook zu WhatsApp. Die komplexen Facebook Funktionen werden nun weniger genutzt und die Verweilzeiten im Facebook sinken..

Wenn immer im Internet eine Funktion zu kompliziert wird gibt es eine Chance für Mitbewerber, die einfachere Lösungen anbieten, die von den Kunden leichter verstanden und bedient werden können.

Slack bildet die typischen Konversationsstrukturen im realen Leben ab. „Gespräche“ finden mit einzelnen Personen privat und mit Gruppen ab. Slack verteilt ganz bewußt keine globalen Informationen an die ganze WWW Community. Die privaten Informationen sind für die Benutzer wertvoller. Twitter und Facebook sind „Out“ . Nachrichten und zugehörige Daten werden in Channles angeordnet und können damit Kontext bezogen gelesen und ausgewertet werden. Slack verzichtet bewußt auf komplexe Datenstrukturen sondern bindet viele externe Systeme (> 150) u.a. eMail, Cloud Data, SAP, IBM usw ein. Das entspricht offensichtlich den Wünschen vieler Kunden, die ihre Daten selbst verwalten und behalten wollen und nur Kopien für den Austausch mit anderen in das Portalsystem einstellen wollen. Damit vermeidet man auch viele rechtliche Probleme wie z.B. wem gehören die Daten? Wer haftet bei Verlust?  usw. Slack ist vor allem für Benutzer kleiner Firmen und Gruppen interessant. Diese sind auch bereit für Services zu bezahlen (siehe Slack Statistik) . Slack ist damit nicht nur auf  Werbung als Einnahmequelle angewiesen.

Privatpersonen und kleinere Gruppen, die nicht nur Nachrichten und Bilder sondern auch strukturierte Daten austauschen, bekommen mit Slack einen attraktiven Web Service. Der kostenlose Service ist allerdings ziemlich limitiert (siehe Slack Pricing).

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Sharepoint offline mit Laptop und iPhone

Sharekami-Pro

Sharekami Pro Update

Mit Sharepoint wird man in der Regel Online arbeiten. Man kann verschiedene Geräte wie z.B. Laptop, Smartphone und PAD nutzen ohne spezielle Software auf dem Gerät zu installieren. Die Daten auf dem Server sind besser geschützt als auf einem mobilen Gerät und sind immer aktuell. Backups werden  regelmäßig und zuverlässig gemacht. Leider gibt es nicht überall sichere, zuverlässige und preiswerte Onlineverbindungen. Es muss auch möglich sein offline mit den Sharepoint Daten zu arbeiten.

Mit Microsoft Office 2010 kommt ein Paket SharePoint Workspace 2010. (Es wird dringen empfohlen jetzt noch Microsoft Office 2010 zu kaufen bevor viele Funktionen bei der Umstellung auf Windows 10 modifiziert werden oder gar verschwinden).

Sharepoint_Mobil

Sharepoint Workspace 2010

Damit kann man z.B. eine Sharepoint Website auf den Laptop laden und Offline bearbeiten. Für einen Kundenbesuch lädt man sich z.B. die Sharepoint Website herunter und kann dann z.B. im Zug oder Flugzeug offline arbeiten. Ist man wieder im Büro kann man mit die Website mit dem Sharepoint Server synchronisieren. Anschließend empfehle ich die lokal gespeicherte Kopie zu löschen um Probleme mit Sicherheit und Konsistenz der Daten zu vermeiden. Mit Sharepoint Website 2010 kann man recht komfortabel arbeiten (ähnlich wie mit IBM Lotus vor 20 Jahren!). Man bekommt damit auch automatisch einen BackUp für den Sharepoint Server. Selbst wenn der Sharepoint Server nicht mehr in Betrieb ist kann man mit den lokalen Daten arbeiten wie man es von Sharepoint gewohnt ist.

Für Smartphones und Tablets gibt es Apps, die ähnliches Arbeiten mit Sharepoint Offline ermöglichen. Die Benutzerschnittstelle ist auf den kleinen Bildschirm angepasst und für das Lesen und kleine Änderungen ausreichend.

Sharekami Pro Musik

Sharekami Pro – Website Übersicht

Auf dem iPhone verwende ich Sharekami Pro . Damit kann man Websites oder einzene Elemente herunterladen. Optional kann man die heruntergeladenen Daten mit Sharekami Pro auf dem iPhone verschlüsseln. Typische verwende ich Sharekami Pro für private Adress- und Telefonlisten, Fotos von Kontaktpersonen sowie kleinere Dokumente. Allerdings muss man aufpassen, dass man die gewünschten Sharepoint Objekte rechtzeitig herunterlädt wenn man Online ist. Nachladen über langsame Verbindungen macht nicht viel Freude. Ähnliche Sharepoint Client Apps gibt es ausser für das iPhone auch für Android Geräte.

Sharepoint hat gegenüber den typischen Cloud Services und Office Paketen, den Vorteil, dass man die Website und die Objekte sehr flexibel organisieren kann und die Zusammenarbeit im Team unterstützt wird.

Building a Private Cloud with Sharepoint and Sharekami Client

BayBlueAlmost every IT company tries to lure customers to their cloud. The goal is to lock in the customers to a proprietary scheme much like Microsoft or Apple have done successfully. Once you have stored your data and use proprietary applications on their platforms you probably will not be able to move to another cloud platform. You can also expect that most of the cloud platforms will be closed down because they cannot work profitable or have chosen the wrong technologies. Early Google customers have been caught several times on systems which Google gave up after a couple of years.
Private users, professionals, small groups (friends, family, SMBs) want to store their data for a long time (> 20 years) and want to control the access to the data personally. You really can’t trust Apple, Facebook, Google and others not to change their mode of operation, security models and last not least their business model. Typically all the services are free till the users are trapped. However, after a couple of years high services high fees are asked for.
Therefore the strategy of users should be store and administer their data themselves on systems they control e.g. on a home server or on a trusted platform maintained by a service provider of their choice. The platform should provide secure access from multiple devices via private networks and the web much like today with local PC networks connected to the web. This provides also a smooth migration path from todays PC based home and SMB.

I am using a hosted Sharepoint Server as platform to store data to be shared between users and devices. Sharepoint provides user (groups) and security management as well as public and private web sites and a communication and collaboration platform. My Sharepoint Server is hosted by a very reliable  Sharepoint hoster in Switzerland, because Switzerland offers a very good legal system for protection of private data. For about 150 $/year the Sharepoint Server can support easily 100 users. Thus the cost/user are really low. Most Sharepoint functions can be used with a standard browser on mobile devices. However, the user interfaces are not really friendly on mobile devices. It is recommended to design a couple of  „mobile friendly“ (Example) Sharepoint pages on web sites. Users can access the Sharepoint Server without buying special apps for the mobile devices keeping the cost especially for casual users really low. There are also a number of free Sharepoint clients available for iOS (Colligo, Sharekami  Video. SharePlus) . There are also some clients available on Android.

The browser interface to Sharepoint does not support interaction with data on iOS devices. You cannot upload documents and photos directly from the iPhone or interact efficiently with the Sharepoint communication and collaboration functions of Sharepoint.  Sharekami Pro is a iOS App (19.99 $) which allows comfortable interaction with the major Sharepoint functions and upload of  e.g. QuickOffice documents and photos.

Sharekami-Pro

 

 

The user interface is similar to the interface to iCloud. Sharekami Pro is recommended for mobile Sharepoint power users. Sharepoint Pro supports for data which are loaded from the Sharepoint server to mobile devices, which is important for private and professional users.

With a hosted Sharpoint Server and mobile clients like Sharekami Pro users can build their own cloud with low cost and minimum administration effort. Data and access can be controlled personally – freedom to cloud users! No need to rely on Apple, Google, etc.

 

Private Cloud mit ownCloud

Blue Sky

Der eigene Himmel mit ownCloud

Alle großen IT Firmen Apple, Google, IBM, Microsoft, Oracle, SAP u.a. versuchen heute ihre Geschäftskunden aber auch die privaten Benutzer auf ihre Cloud Services  zu migrieren. Für typische PC Nutzer hat das durchaus Vorteile. Die ursprünglich recht einfachen Programme für den persönlichen Gebrauch sind inzwischen zu wahren Monstern gewachsen. Wer heute eine typische Installation mit Windows, MS Office Suite, Apple iTunes usw hat, wird durch häufige Updates beim Arbeiten behindert. Wer keine schnelle Datenleitung hat, kann mit diesen Programmen praktisch nicht mehr arbeiten. Diese „Alt“programme sind auf mobilen Geräten nicht lauffähig. Dazu kommt, dass die Qualität der Programme für den Benutzer immer schlechter wird. Häufig muss man in Foren nach den Fehlern und den Korrekturen suchen, die in den Programmen regelmäßig auftreten und von den Herstellerfirmen ga nicht korrigiert werden.

IT „Urgesteine“ erinnern sich noch an die gute alte IBM /370 Welt in den 70er Jahren, in der alle Programme zentral auf den Hosts (auch weltweit) liefen und man am Arbeitsplatz nur einen Thin Client (3270 Terminal = Browser) hatte, den man nur einschalten musste, wenn man arbeiten wollte. Allerdings konnten Normalverbraucher auch nur das machen was ihnen die zentrale IT anbot. Die Freaks hatten aber damals auch schon Virtuelle Maschinen auf denen spezielle Apps liefen. Die ersten Personal Computers waren damals eine Revolution, weil jetzt auch „normale“ Benutzer Programme nach ihren Bedürfnissen nutzen konnten.

Wer diese „vorbestimmte“ IT Welt kennt, wird von den neuen Cloud Angeboten nicht so leicht zu begeistern sein. Dazu kommt, dass die Geschäftsbedingungen (AGBs) der Anbieter nicht gerade benutzerfreundlich sind. Da werden private Daten beliebig genutzt, Dienste nach Belieben eingestellt und die Preise erhöht sobald die Benutzer technisch nicht mehr auf eine andere Plattform wechseln können. Für Einstiegspreise von 6 € /Monat je Benutzer erhält man nur sehr rudimentäre Services. Offensichtlich peilt man ähnliche Gebühren > 20 €/Monat wie beim Internet Zugang oder Mobiltelefon an. Mit dem Verkauf von Software an die Endkunden kann man ja nichts mehr verdienen.

Anders als Firmen haben private Cloud Benutzer das Problem, dass die IT Partner wie Familie, Freunde, Behörden, Firmen auf unterschiedlichen Cloud Plattformen arbeiten. Das Problem kann man nur dadurch lösen, dass sich ein Cloud Anbieter auf dem Markt durchsetzt und ein Monopol etabliert ähnlich wie z.B. Microsoft in der PC Welt. Für private Benutzer ist das wohl eher ein Alptraum.

Ähnlich wie beim PC gibt es aber auch die Alternative der Personal Cloud. Man kann sich eine solche private Cloud für sich und seine Freunde/Geschäftspartner einrichten, die bei einem Hardware/Software Provider im Web läuft. Dann braucht man sich um den Betrieb der Hardware, Software Updates, Sicherheit usw nicht zu kümmern. Man bleibt dabei auch im Besitz seiner Daten, kann selbst entscheiden wer Zugriff auf diese Private Cloud hat und kann zu einem anderen Cloud Hoster wechseln, wenn man mit dem Serviee unzufrieden ist oder der Preis willkürlich erhöht wird.

Ich verwende zur Zeit einen Microsoft Sharepoint Server, der in der Schweiz gehostet wird, für meine private Cloud, die auch von mobilen Geräten erreichbar ist. Diese Cloud kann bis 100 Benutzer bei Kosten von etwa 10€/Monat (0.1 € / Benutzer und Monat!) genutzt werden. Sharepoint 2010 enthält ein komplettes Content Management System, Aufgabensteuerung (Workflow) und Funktionen für die Zusammenarbeit in Gruppen. Die Zugriffskontrolle kann auf mehreren Ebenen auch von den Benutzern kontrolliert werden. Die Benutzerschnittstellen sind leider noch im alten Stil und werden von Smartphone Benutzern kaum Begeisterung hervorrufen. Das System ist sehr stabil, ist schon mehrere Jahre im Markt (ich nutze Hosted Sharepoint seit 2007!) und wird heute hauptsächlich in Unternehmen genutzt. Da haben die Mitarbeiter keine Wahl. L.eider ist aber zu vermuten, dass Microsoft Sharepoint  langsam sterben läßt um die Benutzer auf ihreteurere  Cloud Plattform zu migrieren.

Ideal wäre es, wenn man eine standardisierte Cloud Plattform hätte, die auf offenen Standards für Anwendungen, Daten- und Kommunikation basiert,  eine einheitliche Benutzerschnittstelle bietet und die von vielen kleineren und großen Hoster Firmen unterstützt wird. Als Vorbilder könnten hier z.B. die Linux Desktop Distributionen (z.B. das freie Ubuntu) oder auch die WordPress Plattform sein. Beide arbeiten mit einem ähnlichen Business Modell. Privatpersonen und kleiner Anbieter erhalten die Plattform kostenlos um eine große Verbreitung der Plattform zu erzielen. Größere Firmen bezahlen für Installation und langfristige Unterstützung.  Dabei besteht allerdings bei proprietärer Code Basis wie bei WordPress die Gefahr, dass große Firmen eine innovative kleinere IT Firmen einfach aufkaufen und dann die Benutzer wieder einfangen.

Eine interessante Entwicklung ist ownCloud, eine offene Cloud Plattform, die ähnliche Services anbietet (Speicher, Sync, Kalender, Adressen, ToDo, Benutzer Management, Apps für IOS/Android usw) wie die der großen IT Anbieter.  Es gibt auch schon die ersten ownCloud Service Provider auch in Deutschland, die ownCloud Services anbieten. Man kann aber eine eigene ownCloud z.B. auf einem 1&1 Host für etwa 7 €/Monat betreiben (natürlich für mehrere Benutzer). Allerdings braucht man da mindestens einen „Kundigen“ in der Gruppe, der einen Hosted Server verwalten kann – das ist allerdings meist einfacher als einen eigenen PC mit komplexer Software zu betreiben.

Wenn unsere Politiker ein wenig Ahnung von Software oder IT Infrastruktur hätten (oder wenigstens vernünftige Berater aus dem IT Mittelstand) würden sie mit einigen Millionen € und mehreren kleinen IT Firmen eine offene ownCloud  Plattform und deren Nutzung in Schulen und Behörden fördern. Dann könnte man sich viel Ärger mit den US Monopolisten ersparen. Die deutschen Hochschulen könnten dies auch als Spielwiese nutzen, um neue Ideen auf einer einheitlichen Plattform auszuprobieren und auf den Markt zu bringen. Um die kostenlose Plattform herum, können dann clevere Anbieter kostenpflichtige Zusätze (Cload Apps) anbieten, von denen die Entwickler auch leben können.

Sharepoint Mobil mit Mercury Browser für iOS und Android

Safari ScreenSharepoint hat eine gut gemeinte aber im Zeitalter der Smartphones eher lästige Funktion. Beim Einloggen mit einem Smartphone erkennt der Sharepoint Server, dass man nicht mit einem großen Bildschirm und einem Standard Browser (Client) arbeitet und stellt auf die mobile Darstellung um. Anstatt der vertrauten Webseite erscheinen die Inhalte in Form einer Liste. Dieses Umschalten kann man zwar auf dem Server abschalten, der Benutzer kann das aber leider nicht beeinflussen. In Sharepoint 2013 gibt es jetzt eine kleine Verbesserung in Form einer HTML 5 Option . Nach wie vor ist der Benutzer aber von den Einstellungen am Sharepoint Servers abhängig.  Speziell bei SP Hosted Services kann man gegen die unerwünschte Mini Formatierung nichts ausrichten. Da man mit den Touch Screens der Smartphones leicht und schnell zoomen kann, möchten die meisten SP Benutzer auch auf dem Smartphone ihren gewohnten Layout sehen.

Mit dem Opera Mobile Browser konnte man ein PC Interface emulieren und den SP Server damit überlisten. Leider gibt es dabei speziell bei der Dateneingabe Probleme, da der Opera Mini Browser nicht voll kompatibel war. Der Opera Mini Browser hat zudem den Vorteil, dass er die Datenmenge vom Server zum Smartphone reduziert. Das ist aber heute wo datenintensive Funktionen am WLAN ausgeführt werden nicht so wichtig. Bei speziellen Browsern besteht auch die Gefahr, dass den Entwicklern irgendwann das Geld ausgeht und der Browser nicht weiter entwickelt wird. Das gilt selbst für den Internet Explorer von Microsoft.

Der Chrome Browser von Google baut auf einem Open Source Kern auf (Chromium), der von vielen Entwicklern und Firmen unterstützt wird. Damit haben aber auch kleine Entwicklergruppen die Chance, clevere Browser zu entwickeln, die den gleichen Kern verwenden.

Ein sehr interessanter Browser für Sharepoint Benutzer ist der Mercury Browser, den man als APP  kostenlos sowohl vom Apple App Store als auch vom Google Play Store herunterladen kann. Der Mercury Browser emuliert verschiedene Browser (Einstellungen -> Benutzeragenten) : Safari (iPhone, iPAD, Mac OSX), Firefox 11 und 23, Internet Explorer von 6 bis 10, Chrome und Opera).

Der SP Server sieht z.B.  Firefox

Mercury-Browser-FF

Oder Internet Explorer 9 (bis IE 11)

Mercury-Browser-IE9(Dies ist z.B. interessant wenn alte Webanwendungen auf IE 9 optimiert wurden (wurde leider recht häufig gemacht!) und I/O mit den modernen Browsern nicht funktioniert. Ich benutze den Mercury Browser mit der Firefox Option. Das funktioniert meist besser als mit IE. Mit dem Mercury Browser kann man auch ältere Websites testen indem man die Agenten wechselt. Bei SP muss man eventuell Logout/ Login machen bevor der neue Browser Modus wirksam wirkt-

Man kann mit dem Mercury Browser recht intuitiv ohne große Einarbeitung arbeiten. Der Umgang mit Links und Tabs ist aber etwas gewöhnungsbedürftig. Das sollte man sich vorher anschauen. Interessant ist auch die DOWNLOAD Funktion von Mercury. Man kann sich Dokumente vom SP Server herunterladen und lokal benutzen auch wenn man keine Verbindung zum Internet hat.  Dadurch vermeidet man unterwegs hohe Netzgebühren speziell im Ausland und lange Ladezeiten bei langsamen Netzwerken.

Sharepoint mit dem iPhone – Microsoft Irrungen und Wirrungen

Safari ScreenMicrosoft hat den Trend zu mobilen Geräten gründlich verschlafen und hat wohl auch keine Chance mit seiner Entwicklungsmannschaft aufzuholen. Die meisten privaten Benutzer lösen das Problem sehr einfach. Sie kaufen sich ein iPhone  oder ein Galaxy Phone und benutzen einfach keine Microsoft Software mehr.

Nun gibt es aber viele Firmen, Behörden, Vereine und auch Privatpersonen, die Microsoft Software nutzen und auch nicht mit vernünftigem Aufwand umsteigen können. Allein in Deutschland hat man sicher viele Milliarden €  in Software auf Microsoft Plattformen investiert.  Nachdem die Bildschirme der Mobiltelefone immer größer werden und sich auch die Auflösung verbessert, sollte man meinen, dass man Microsoft Software auch auf dem Mobiltelefon nutzen kann. Zumindest Software, die über einen Browser bedient wird, sollte eigentlich auf einem Mobiltelefon laufen. Diese naive Vorstellung haben auch viele Firmenchefs und Angestellte. Meist probieren sie bekannte Anwendungen auf dem Mobiltelefon aus und sind dann verwundert, dass die Microsoft Anwendungen nicht laufen und äusserst ungewöhnlich Effekte speziell bei der Eingabe von Daten auftreten. Das liegt meist daran, dass sich Microsoft nicht an die W3C Standards gehalten  und proprietäre „Verschlimmbesserungen“ eingebaut hat. Das Management in der Software Entwicklung und ihre Chefdesigner haben dabei den Überblick total verloren. Das Problem lässt sich auch nicht durch einen grösseren Display, z.B. eines iPADs, lösen – da läuft auch keine Microsoft Windows Software!

Sharepoint ist eigentlich eine sehr gute Plattform, mit der man schnell und mit geringem Aufwand Software für Gruppen und Firmen realisieren kann. Ich selbst benutze Sharepoint seit Jahren. Eine Hosted Sharepoint Plattform kann man für eine kleine Firma oder ein Projektteam durchaus in wenigen Stunden aufsetzen. Benutzer, die Microsoft Produkte auf dem PC nutzen, können im Allgemeinen auch recht schnell damit umgehen. Selbst die Generation 60+ kann eine kooperativ Sharepoint nutzen.

Eigentlich wäre Sharepoint eine ideale Plattform um klassische PC Anwendungen auf mobile Geräte zu bringen und dabei die Benutzerschnittstellen etwas freundlicher zu gestalten. Verwendet man einen Opera Browser auf dem iPhone oder auf einem Galaxy Phone, so ist man überrascht, dass viele Funktionen von Sharepoint so funktionieren wie auf dem PC. Da man mit den mobilen Geräten sehr schnell Zoomen kann, kann man zumindest navigieren und einen großen Teil der Informationen lesen. Bei der Eingabe von Daten wird es allerdings schwierig – die meisten Eingabe Funktionen von Microsoft funktionieren einfach nicht. Trotzdem kann man mit einigen Tricks Sharepoint mit einem Opera Browser recht gut nutzen. Alternativen zu Sharepoint gibt es von Apple oder Google auf absehbare Zeit nicht.

Besonders ärgerlich ist, dass bei Verwendung eines Safari Browsers der Sharepoint Server in einen Mobilen Modus schaltet. Alle  Elemente der Website werden ann linear als Text (siehe oben) dargestellt, womit aber nur äusserst willige Sharepoint Experten etwas anfangen können. Manche Microsoft Enthusiasten finden diese Feature sogar  besonders pfiffig. Ein „normaler“ Benutzer, der iPhone Komfort gewöhnt ist, wird sich aber mit Grausen abwenden.  Man kann diese Feature auf dem Server abstellen (Disable Sharepoint Mobile Redirection) . Dann können aber auch die Experten keine Daten mehr in Sharepoint eingeben. Das ist also auch keine vernünftige Lösung.

Damit ist Sharepoint als Plattform für „Normal“-Mitarbeiter und externe Benutzer praktisch unbrauchbar, da diese meist Safari oder Chrome als Browser benutzen.

Sind die Benutzer gewillt, die Opera Browser App (kostenfrei) zu installieren, kann man Sharepoint zumindest für einfache Webanwendungen nutzen. Die Opera Entwicklungsmannschaft ist äusserst kompetent und reagiert auf Verbesserungsvorschläge. Ich verwende den Opera Browser seit Jahren. Opera hat schon auf dem Nokia N70 funktioniert! Innerhalb einer Firma kann man die Nutzung des Opera Browsers u.a. damit verkaufen, dass man durch die Benutzung zweier verschiedener Browser private und geschäftliche Anwendungen gut trennen kann.

Alternativ können Sharepoint Anwender spezielle Clients (Apps) installieren (Sharepoint Mobile Clients Overview) z.B. SharepointPlus . Das ist aber allenfalls eine Lösung für den Notfall. Will Microsoft auf dem mobilen Markt etwas bewegen, muss die Sharepoint Plattform wirklich mobil werden. Dabei müssen alle Funktionen und die Benutzerschnittstellen auf den Prüfstand. Im Moment sieht man aber bei Microsoft keinen Chefdesigner, der diese Herkulesarbeit anstossen und kontrollieren könnte. Der übliche Strategie – man kauft einfach die führende Firma auf – funktioniert nicht. Apple ist wohl auch für Microsoft zu teuer!

Zugriffe auf eigene Sharepoint Site analysieren – IP Adressen

Nicht nur die NSA sollte über die Zugriffe auf die eigene Website informiert sein. Man sollte regelmäßig prüfen wer z.B. auf die eigene Sharepoint Site zugreift besonders wenn sie im Web für anonyme Besucher sichtbar ist. In Sharepoint findet man die Analysefunktion mit -> Websiteeinstellungen -> Web Analytics Berichte -> Top Besucher. Dort kann man die IP Adressen und eine Statistik sehen. Nun kann man analysieren z.B. mit utrace wer hinter einer bestimmten IP Adresse steckt . Man wird dort sicher Google als häufigen Beucher finden. Es gibt aber auch Exoten, die man sich eventuell genauer ansehen sollte.

Jeder Nutzer im Internet sollte sich bewußt sein, das jede Website diese und andere Informationen des Besuchers auswerten kann. Wird besonders häufig mit einem Anonymizer auf die Website zugegriffen, so sieht man eine große Zahl von IP Adressen von denen nur jeweils einmal zugegriffen wurde. Das kann im Einzelfall harmlos sein, kann aber auch auf Angriffe auf die Website hinweisen. Bei Problemen sollte man sich zunächst an den Sharepoint Administrator oder Hoster wenden.

Wichtig ist, dass alle Sharepoint Benutzer ein sicheres Passwort benutzen und auf dieses Passwort besonders gut aufpassen. Das Passwort darf nie mit Copy/Paste beim Login angegeben werden. Jede besuchte Site kann den Copy Buffer auslesen! Passwort also immer händisch eingeben.

Webseiten mit Opera Mini ansehen und lokal speichern

Transcoding SchemeDie meisten Benutzer verschwenden wenig Gedanken darüber welchen Browser sie verwenden. Wer nur selten Webseiten auf dem Mobile ansieht, braucht sich wenig Gedanken über den Browser zu machen. Wer aber zum Beispiel für seine Arbeit öfter auf Standard Webseiten zugreifen muss, die nicht gemäß neuesten Standards programmiert sind, ist mit dem Safari Browser nicht gut bedient. Hier empfiehlt sich der Opera Mini Browser. Den gibt es nicht nur als Version für iPhone und Android (PADs) sondern auch für ältere mobile Geräte. Ich habe den Opera Mini Browser z.B. schon vor Jahren auf meinem Nokia N70 genutzt. Der Opera  Transcoding Proxy transformiert die Datenströme auch von älteren Servern auf das Handy Format. Dabei werden die Daten typisch so transformiert, dass man nur etwa 10% der Bandbreite braucht. Mit dem Opera Mini Browser kann man z.B. auch auf Microsoft Sharepoint Seiten in der gewohnten Ansicht zugreifen und schnell auf die interessierende Zone der Webseite zoomen.

Einstiegseite1Man kann ausserdem häufig benutzte oder wichtige Seiten (z.B. Einstiegseiten) lokal speichern. Das ist besonders wichtig, wenn man die Seite z.B.im Ausland benötigt und dort eventuell gar kein Empfang möglich ist.

Ich empfehle BYOD Benutzern streng zwischen externen und geschäftlichen (und vertraulichen, privaten) Anwendungen und Daten zu trennen. Den Safari Browser auf meinem iPhone verwende ich für externe Websites und den Opera Mini Browser für Zugriff zu Servern mit sensitiven Daten. So bleiben Cookies, Bookmarks usw streng getrennt. Dadurch dass man von einem Browser auf den anderen wechselt, wird man sich auch bewußt, dass man mit den vertraulichen Daten sorgfältig umgehen muss. Vielen Benutzern ist nicht bewußt, dass sie durch die Verwendung von APPs auf dem Handy ihre Daten an viele externe Server schicken, ohne dass die Sicherheit und die Nutzungsrechte geklärt sind.

Ein wesentlicher Vorteil des Opera Mini Browsers ist natürlich, dass man sich nicht an einen Hersteller binden muss. Man kann damit ähnlich unabhängig bleiben wie mit dem Firefox Browser auf dem PC.

RSS Feeds aus Sharepoint generieren und anzeigen

FreeRSS App2-DetRSS Feeds sind ein mächtiges Werkzeug um Informationen zu erzeugen und gezielt zu verteilen. Speziell bei Smartphones ist die Verteilung von Informationen über Email umständlich und lästig. Die Benutzer erwarten Benachrichtigungen wie sie z.B. von Facebook oder Twitter (alle RSS basierend) erzeugt und verteilt werden. Das sammeln und Anzeigen von RSS Feeds auf einem Smartphone ist mit einem RSS Reader ganz einfach. Man muss eigentlich nur den Link zum RSS Feed in die Reader Liste eintragen (siehe vorheriger Artikel zu RSS Feeds).

Bei Sharepoint kommt man nicht ganz einfach an den richtigen Link für einen genormten RSS Feed. Hier ein SP Beispiel bei dem Nachrichten von einem Schwarzen Brett mit RSS Feed verteilt werden.

Den Link zum RSS Feed einer Sharepoint Liste erhält man wie folgt: -> Liste Hdr Schwarzes Brett -> Klick auf das RSS Feed Symbol.

RSS-SymbolEs wird dann folgende URL angezeigt: http://portaleco.mysp.ch/portalecoextern/gitarre/_layouts/listfeed.aspx?List={ECF7860D-C08E-48D8-95B1-B5D9DDCA72DA}&Source=http%3A%2F%2Fportaleco.mysp.ch%2Fportalecoextern%2Fgitarre%2FLists%2FSchwarzes%2520Brett%2FInhalt.aspx

Nur der blau markierte Teil des Links vor dem & Zeichen führt zur RSS Feed XML Datei! Der Rest muß entfernt werden. Er dient nur zur Formatierung bei Sharepoint. Es ist mehr als ärgerlich, dass man bei Sharepoint diesen korrekten Link zur XML Datei von Hand generieren muss. Hat man aber diesen Link dann kann man mit den RSS Feeds von Sharepoint hervorragend arbeiten.

Interessant ist auch die RSS Feed auf einer Sharepoint Seite ohne einen zusätzlichen Server anzuzeigen. Das ist speziell bei gesicherten Daten wichtig. Dafür braucht man zusätzlich zu der XML noch ein XSL Sheet und ein CSS für die Formatierung, die in einer Sharepoint Dokument Bibliothek gespeichert werden. Hier gibt es ein einfaches Beispiel mit Anleitung.  XSL und CSS Daten kann man einfach kopieren und im eigenen Sharepoint einsetzen. (Bitte nicht auf meine Sheet Daten linken – der Server ist in der Leistung begrenzt!)

Raffiniertere XSL und CSS für die Darstellung von RSS Feeds findet man im Web. Man muss für die Anwendung dieser Techniken nicht unbedingt ein Spezialist sein.

Sharepoint Listen auf dem Smartphone als RSS anzeigen

Auf dem Smartphone kann man sich komplette Sharepoint Listen mit dem Browser (ich bevorzuge für das Arbeiten mit Sharepoint den Opera Browser) ansehen und mit Zoom arbeiten. Sharepoint bietet aber auch eine Möglichkeit aus einer Liste einen RSS Feed zu generieren.

RSS_Liste_1

 

 

 

 

Durch Klicken auf das RSS Symbol erhält man den RSS Feed der Liste, den man sich direkt im Browser oder mit einer App für die Anzeige von RSS Feeds ansehen kann. RSS_List_2