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Sharepoint offline mit Laptop und iPhone

Sharekami-Pro
Sharekami Pro Update

Mit Sharepoint wird man in der Regel Online arbeiten. Man kann verschiedene Geräte wie z.B. Laptop, Smartphone und PAD nutzen ohne spezielle Software auf dem Gerät zu installieren. Die Daten auf dem Server sind besser geschützt als auf einem mobilen Gerät und sind immer aktuell. Backups werden  regelmäßig und zuverlässig gemacht. Leider gibt es nicht überall sichere, zuverlässige und preiswerte Onlineverbindungen. Es muss auch möglich sein offline mit den Sharepoint Daten zu arbeiten.

Mit Microsoft Office 2010 kommt ein Paket SharePoint Workspace 2010. (Es wird dringen empfohlen jetzt noch Microsoft Office 2010 zu kaufen bevor viele Funktionen bei der Umstellung auf Windows 10 modifiziert werden oder gar verschwinden).

Sharepoint_Mobil
Sharepoint Workspace 2010

Damit kann man z.B. eine Sharepoint Website auf den Laptop laden und Offline bearbeiten. Für einen Kundenbesuch lädt man sich z.B. die Sharepoint Website herunter und kann dann z.B. im Zug oder Flugzeug offline arbeiten. Ist man wieder im Büro kann man mit die Website mit dem Sharepoint Server synchronisieren. Anschließend empfehle ich die lokal gespeicherte Kopie zu löschen um Probleme mit Sicherheit und Konsistenz der Daten zu vermeiden. Mit Sharepoint Website 2010 kann man recht komfortabel arbeiten (ähnlich wie mit IBM Lotus vor 20 Jahren!). Man bekommt damit auch automatisch einen BackUp für den Sharepoint Server. Selbst wenn der Sharepoint Server nicht mehr in Betrieb ist kann man mit den lokalen Daten arbeiten wie man es von Sharepoint gewohnt ist.

Für Smartphones und Tablets gibt es Apps, die ähnliches Arbeiten mit Sharepoint Offline ermöglichen. Die Benutzerschnittstelle ist auf den kleinen Bildschirm angepasst und für das Lesen und kleine Änderungen ausreichend.

Sharekami Pro Musik
Sharekami Pro – Website Übersicht

Auf dem iPhone verwende ich Sharekami Pro . Damit kann man Websites oder einzene Elemente herunterladen. Optional kann man die heruntergeladenen Daten mit Sharekami Pro auf dem iPhone verschlüsseln. Typische verwende ich Sharekami Pro für private Adress- und Telefonlisten, Fotos von Kontaktpersonen sowie kleinere Dokumente. Allerdings muss man aufpassen, dass man die gewünschten Sharepoint Objekte rechtzeitig herunterlädt wenn man Online ist. Nachladen über langsame Verbindungen macht nicht viel Freude. Ähnliche Sharepoint Client Apps gibt es ausser für das iPhone auch für Android Geräte.

Sharepoint hat gegenüber den typischen Cloud Services und Office Paketen, den Vorteil, dass man die Website und die Objekte sehr flexibel organisieren kann und die Zusammenarbeit im Team unterstützt wird.

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Building Personal Infoboards with Sharepoint XML Viewer

Personal Info Board
Personalized Info Board

One of my favorite functions on my Private Sharepoint Portal is the  Info Board. Much as everybody else I have different areas of interest. Professional (Technology, Net Politics, IT Business News, Customer News), Friends and Family, Music, Politics etc.  Normally it’s a tedious task to surf thru a large number of websites which typically provide little bits of useful information but lots of nasty advertising. However, I would like to get an overview on my favorite topics in less than five minutes e.. when I switch on my PC or my mobile phone in the morning. Using a RSS Reader to scan useful sources of information may help. There are RSS Readers available for Thunderbird (Bamboo Reader), Firefox (Simple RSS Reader) or any other browser and RSS Reader APPs  for smartphones e.g. I am using Free RSS Reader for a couple of popular news feeds. However, this approach gets unmanageable when you need to monitor more than 20 news feeds. In a company BYOD environment employees will probably miss important information and spend a lot of time to subscribe and unsubscribe to useful feeds as their requirements change.

Sharepoint offers a rather elegant solution to this problem. Administrators and users can build  personalized Info Board pages from external RSS feeds, internal Sharepoint Lists or even show information from web sites which do not provide RSS feeds using the Page Viewer Webpart. The display area of the Page Viewer Webpart can be tailored to cut off unwanted advertizing (watch out for T&Cs – some web sites do not allow to cut off ads!).

Unfortunately Sharepoint does not come with a built-in RSS Feed Reader Webpart. However, you can build your own RSS Feed Reader using the XML Viewer Webpart.

XML Viewer Webpart
XML Viewer Webpart

You just add the URL of a RSS feed in the XML Link field e.g. for the technology feed of NY Times http://rss.nytimes.com/services/xml/rss/nyt/Technology.xml and add a simple style sheet for the selection and formatting of the items to be shown.

Simple Style Sheet to display RSS Headings

<?xml version=“1.0″?>
<!– Simple RSS stylesheet link BOLD –><xsl:stylesheet version=“1.0″ xmlns:xsl=“http://www.w3.org/1999/XSL/Transform“&gt;
<xsl:output method=“html“ indent=“yes“/>
<xsl:param name=“TITLE“/>
<xsl:template match=“rss“>
</div>
<!–xsl:template>
<xsl:template ma

      <xsl:for-each select=“channel/item“>
        <xsl:value-of select=“title“/>
          <!–xsl:for-each>tch=“description“>
xsl:stylesheet>


Just copy this content and store it in a file with file type xsl in a  Sharepoint library and set a link in XML Viewer webpart.

For testing  you may use the link to a Portaleco style sheet http://portaleco.mysp.ch/public/P_Site/RSS-transf-bold-smpl.xsl

Typically I use this simple style sheet and another one which also displays the pictures and an excerpt of  news feeds.

Sharepoint has a function to present Sharepoint lists in RSS format. This is a very powerful tool to provide easy access to Sharepoint lists from info boards especially to users which are not familiar with Sharepoint.

The Personalized Info Board is a very useful element to attract new users to Sharepoint or to make the Sharepoint installation in a company more attractive. Private users like info pages, which are personalized for their groups as home page for their browsers. iGoogle used to offer a function for homepage customization. However, Google has withdrawn this offering in 2013. Google management wants all users to move to Google+. This is certainly a bad idea if you have any concerns about privacy and adequate complexity for you and your users. Google is also well-known for starting new services which are later disrupted. I really don’t like to be a victim of the Google strategists. They got me twice, but not again!

It is not recommended to use gadgets or widgets to display RSS feeds from Sharepoint. Very often they use Java script or other services which are not available on Smartphones. In addition it adds complexity because you are relying on additional external servers. Sharepoint is also an additional server. However, you are the administrator of the system. You may switch service providers for the platform or even run your own Sharepoint on your own server. The Sharepoint XML viewer produces pure HTML which works on all mobile devices and operating systems.