Archiv der Kategorie: Sharepoint 2007

Nachrichten (RSS Feeds) ohne Werbung auf iPhone und PC mit Sharepoint

RSS-SymbolNachrichten sind ein Schlüsselelement für jede Website. Nachrichten werden im Web als RSS Feed angeboten und mit einer URL adressiert. Dahinter stecken recht einfache Daten in einem Standard XML Format, das auch von  Twitter, Google, Facebook und Co verwendet wird. Die Spiegel Online Nachrichten http://www.spiegel.de/schlagzeilen/tops/index.rss kann man sich z.B. direkt als RSS Feed im Browser ansehen. Das sieht nicht besonders hübsch aus und braucht auf der Webseite zu viel Platz. Ganz schlicht kommen die gleichen RSS Nachrichten bei http://www.spiegel.de/schlagzeilen/ daher. Geht man zur offiziellen Spiegel Einstiegsseiten http://www.spiegel.de/  so kommen die gleichen RSS Nachrichten mit aufwändiger Grafik aber auch mit viel Werbung auf den Schirm.  Natürlich gibt es auch eine Version für Smartphone:  m.spiegel.de .

Besonder umkämpft ist zur Zeit die Startseite für Smartphones. Facebook möchte hier mit der Facebook Start Page die Icons der Apps verdrängen, die von Apple, Google mit dem Betriebssytem angezeigt werden, und bei denen der Benutzer seine Lieblingsapps auf die Startseite schieben kann. Der typische Benutzer möchte nicht nur einen Nachrichtenstrom sondern meherereNachrichtenströme rasch überblicken können z.B. Privat, Arbeit, Lokales, Sport, Politik usw. Auf dem Smartphone verwendet man dazu einfach einen RSS Reader z.B. Free RSS Reader (kostenlos). Der RSS Free Reader hat den Vorteil dass er nicht wie viele andere den Google RSS Reader verwendet (den gibt’s demnächst bei Google nichjt mehr!).

FreeRSS App2-DetDer Reader zeigt an, wieviele ungelesene Nachrichten gespeichert sind. Mehre Nachrichtenströme können in einem RSS Reader zusammengeführt werden. Man trägt einfach die verschieden RSS Feeds in die Liste des Readers ein.

RSS 2 AppIm Beispiel sind Feeds von Apple, Frankfurter Zeitung (FAZ Net) und ein WordPress Blog (freieabgeordnete.wordpress.com)  sowie der Spiegel Online RSS Feed im Reader zusammengeführt. Refresh macht man bevorzugt wenn man WLAN Zugriff hat.

Die Nachrichten werden mit Überschrift und einer Zeile angezeigt. Auf Klick erhält man die erweiterte Anzeige und kann dort zum kompletten Artikel springen,

Neben dem kostenlosen Free RSS Reader gibt es eine ganze Reihe von anderen RSS Lesern.

Spiegelfeed Viele Reader verwenden aber den Google RSS Reader als Basis, der aber demnächst von Google nicht mehr unterstützt wird.

RSS Privat Portal mit Sharepoint Plattform

Als freier Benutzer möchte man nicht von Google, Facebook und Co abhängig sein. Insbesondere möchte ich meine Daten selbst besitzen und kontrollieren und das schließt den Entwurf meiner persönlichen Seiten ein. Mit Sharepoint kann man sich sehr leicht personalisierte Seiten mit Kalender, Mail und auch RSS Feeds gestalten. Man kann die in Facebook eingebauten Webparts aber auch vorgefertige Gadgets benutzen oder sich mit JavaScript eigene Gadgets erstellen.

RSS_Feeds_SP

Im Beispiel werden drei RSS Feeds auf einer Seite angezeigt.  Gadgets gibt’s z.B.bei Google Gadgets für ihre Website . Code zum Einbetten in eine Website wird aber auch von Anbietern der Nachrichten angeboten. Das hat den Vorteil, dass man nicht auf die Services von Google angewiesen ist. Man kann sich aber seine Gadgets auch selbst schreiben.

Siehe auch: Privat Portal ohne Google und Facebook

SharePoint Workspace Mobile – besser mit Opera Mini

SharePoint hat keine vernünftige Unterstützung von mobilen Geräten. Benutzer von iPhones werden der primitiven mobilen Sharepoint Schnittstelle nicht viel abgewinnen können. Vom PC her ist der Benutzer z.B. die folgende Ansicht einer Sharepoint Seite gewohnt:

Sharepoint Seite
(Opera Mini)

SharePoint Mobile View

Diese Seite wird aber auf den üblichen Browsern der Mobilgeräte nicht in dieser Sicht angezeigt. Sharepoint Wiki Seiten werden mit Safari einigermaßen dargestellt (siehe Sharepoint für iPhone und iPad). Bei Sharepoit WebParts hört das Vergnügen aber schnell auf.

 

Erkennt der SharePoint Server ein Gerät mit einem kleinen Bildschirm wird auf Mobile View umgeschaltet. Der Benutzer kann dann zwar einzelne Menuflächen erkennen, aber die Seiten sind völlig anders und meist inakzeptabel formatiert.  Bei komplexen Seiten muss man auf vielen Seiten scollen bis man zum gewünschten Menuepunkt kommt. Die SharePoint Controls werden oft gar nicht oder nicht richtig angezeigt.

 

 

Nun könnte man erwarten, dass die neuen Windows Phones NOKIA Lumia 710 eine perfekte Unterstützung für Sharepoint haben. Die Kompatibilität mit den Microsoft Server Systemen könnte ja einer der wenigen Gründe für Firmenkunden sein, ein solches Gerät zu kaufen. Dem ist leider nicht so. Es gibt zwar einige Apps mit denen man Office Dokumente bearbeiten kann (auch auf Sharepoint Servern) und auch eine App Microsoft SharePoint Workspace Mobile. Aber man bekommt wieder kein Look and Feel wie man es von Sharepoint auf dem Server gewohnt ist. Ausserdem muss man sich mit vielen Einschränkungen bei der Sicherheits- und Serverkonfiguration herumschlagen.

Ganz einfach wird es wenn man sich den Opera Mini Browser auf sein Mobiltelefon lädt. Für iPhone und Android Phones kann man die Opera Apps schnell und einfach herunterladen. Aber auch für die Windows Phones und Blackberries gibt es eine Opera App. Mit dem Opera Browser ist man also weitgehend unabhängig von Hardware und Betriessystem des Mobiltelefons. Dafür wurde ja mal der Browser erfunden.

Mit dem Opera Mini Browser funktionieren viele Sharepoint Standardseiten inklusive der Controls. Der Proxy Server von Opera setzt nämlich viele der inkompatiblen ASPX Funktionen in Standard HTML um. Mit den neuen Touchscreens kann man ja blitzchnell vergrößern, verkleinern und scrollen. Man arbeitet dabei immer mit einer Seitenansicht wie man es vom PC gewöhnt ist. Allenfalls für häufig benutzte Einstiegsseiten lohnt es sich eventuell einige spezielle Seiten anzulegen.

Durch einige wenige pragmatische Regeln für den Seitenlayout kann man Sharepoint Seiten so anlegen, dass der Benutzer sowohl auf dem PC als auch auf iPads und iPhone einen vernünftigen Seitendesign sieht. Wichtig ist für Unternehmen,  dass die bereits erstellten Sharepoint Seiten (auch auf Sharepoint 200) mit dem Opera Mini Browser  gelesen werden können.

 

 

Google Gadgets in Sharepoint 2010 einbetten

Google Gadgets sind Java Scripts, die ganz einfach in Sharepoint mit Hilfe eines Inhalt Webparts eingebettet werden können. Hierfür wählt man ein Gadget in der Google Gadget Bibliothek aus z.B. Wetter24. Mit Get the Code erhält man  den HTML Code für dieses Gadget. Diese Zeile kopiert man in ein leeres Text File und speichert es als z.B. Wetter24.txt File. Achtung: nicht als HTML File abspeichern. Diesses Text File lädt man nun in eine Sharepoint Biliothek z.B. Websiteobjekte und kopiert die Link Adresse. Anschließend fügt man ein Inhalts-Editor Webpart an der gewünschten Position auf der Webseite ein. Man bearbeitet das Webpart und fügt mit Kopieren (Paste)  die URL zu Wetter24.txt ein um den Inhalt des Webparts mit dem Gadget zu verbinden. Nach Speichern und Schließen des Webparts erscheint das Google Gadget auf der Sharepoint Seite.

Achtung: Bei Sharepoint 2007 (MOSS) konnte man Scripts(Gadgets, Widgets …) in Inhalts Editor Webparts kopieren und dann abspeichern. Das funktioniert bei Sharepint 2010 nicht mehr. Man muss die Scripts wie oben beschrieben in TXT Files ablegen!

Welche Version von Sharepoint zum Start?

Zur Zeit werden von verschiedenen Hostern aber auch Beraterfirmen die Versionen Sharepoint 2003, Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010 angeboten. Falls man eine Sharepoint Lösung privat oder in der Firma plant, sollte man unbedingt mit der neuesten Version starten (die ist aber auch sehr komplex und nicht alle Hoster haben den Skill dafür). Eine Migration von SP 2003 nach SP 2007 oder von SP 2007 nach SP 2010 wird nur unzureichend von Tools unterstützt. Manche Hoster bieten auch Unterstützung beim Umzug an. Das ist aber sehr teuer und für Privatleute und kleine Firmen nicht interessant.

Meist lohnt es sich auch mit den bereits gemachten Erfahrungen eine neue Portal Struktur aufzubauen und mit Verstand und ziemlichem Aufwand zu migrieren.

HTML, Java Script in Sharepoint 2010 einbetten

In Sharepoint 2007 gab es eine schöne Funktion, mit der man HTML oder Java Script direkt in ein Inhalt Webpart einbetten konnte.

Im Text Editor konnte man wählen ob man RICH Text (das hat aber schlecht funktioniert) oder Quelltext eingeben wollte. Mit dem Quelltext Editor konnte man dann HTML, Java Script usw direkt eingeben.

Bei Sharepoint 2010 hat man nun einen recht komfortablen Rich Text Editor (aber noch immer wesentlich schlechter als der WordPress Editor) eingebaut. Der Quelltext Editor ist nun aber in Sharepoint 2010 plötzlich verschwunden. Damit soll verhindert werden, dass agressive Scripts in das System eingeschmuggelt werden. Sind die Zugriffsrechte für Schreiben richtig gesetzt, macht es aber keinen Unterschied ob ein Java Script mit dem Editor oder mit einem File ins System eingebracht wird.

Zum Glück kann man nach wie vor HTML und Java Script in Sharepoint  2010 einbetten (das entspricht Verknüpfung mit Inhalt in Sharepoint 2007). Allerdings kann man den Quelltext nicht direkt im Inhalt (Content) Webpart eingeben sondern muss ein TXT file mit dem Source Code im Portal und dann im Inhalt Webpart ein Link zu diesem TXT file angeben. Damit wird HTML und Java Script in Sharepoint 2010 ähnlich wie bei Sharepoint 2007 ausgeführt.

Microsoft empfiehlt HTML Code (und HTML Code generierende Java Scripts) einzubetten  z.B. durch Änderung des HTML Codes der Seite mit dem Sharepoint Editor oder mit dem Sharepoint Designer. Dabei scheint es aber viele Probleme zu geben, da Sharepoint 2010 offensichtlich den generierten HTML Code vor dem Abspeichern prüft und verschlimmbessert. Als TXT File abgespeicherte HTML/Java Scripts werden nach dem ersten Augenschein zu urteilen nicht geändert.

Benachrichtigungen (Alerts) bei Sharepoint testen

Will man als Administrator oder Benutzer die Sharepoint Funktion zur Benachrichtigung testen, kann man leicht verwirrt werden. Man ändert zum Beispiel einen Eintrag in einer Liste, für die man einen Alert gesetzt hat. Man bekommt dann aber keine Nachricht per eMail. Diese wird nur verschickt wenn ein anderer Benutzer eine Änderung macht. Zum Testen muss man also mindestens zwei Benutzernamen verwenden!

EXCEL Tabelle in Sharepoint 2010 importieren

Für eine erfolgreiche Sharepoint Installation ist es wichtig, dass gleich zu Beginn möglichst viele sinnvolle Informationen im Portal gespeichert werden. Dabei sollte man nicht nur die bisher vorhandenen Dokumente, die von den Portal Benutzern bearbeitet werden sollen,  in Bibliotheken abspeichern. Speziell bei EXCEL Tabellen ist das besonders ungünstig, da die Benutzer wenn sie einen Eintrag machen oder ändern wollen, immer die Tabelle aus- und wieder einchecken müssen. Oft haben die Benutzer auch keine EXCEL Lizenz. Wesentlich eleganter ist es, die EXCEL Tabelle als Sharepoint Liste zu importieren. Dann können die Benutzer die Liste mit ihrem Browser z.B. auch mit einem Mobiltelefon bearbeiten.

Die gute Nachricht: der EXCEL Tabellen Import funktioniert nun bei Sharepoint 2010 (bei Sharepoint 2007 ging das nur mit Tricks) aber Achtung: nur mit Internet Explorer! Man startet mit einem Klick auf -> Websiteaktionen -> Neue Website – Weitere Optionen (Andere Typen … )  -> Kalkulationstabelle importieren. Danach gibt man den Sharepoint Namen für die Liste ein.

Nun wählt man eine EXCEL Tabelle auf dem eigenen PC aus und klickt auf Import . Nun wird EXCEL gestartet und man kann den Bereich der Tabelle wie gewohnt für den Import selektieren z.B.  einfach bei Bereich auswählen owssrv …. wählen, wenn man die gesamte Tabelle importieren möchte.

So weit so gut. Natürlich haben die Microsoft Strategen wieder einen Fallstrick für Benutzer eingebaut. Der EXCEL Import funktioniert nur mit dem Internet Explorer aber nicht mit anderen Browsern (wie Firefox, Chrome, Opera usw).  Für den Import benötigt man auch eine EXCEL Applikation aus Office 2007 oder Office 2010. Die meisten Sharepoint 2010 Benutzer werden wohl noch eine Office 2007 Version benutzen und sich freuen, dass der EXCEL Import damit in Sharepoint 2010 funktioniert. Will man die bearbeitete Tabelle aus Sharepoint exportieren erhält der Office 2007 Benutzer die folgende Fehlermeldung:

Der EXCEL Export funktioniert also nur mit Office 2010 und die vielen Office 2007 Benutzer können den Export nicht nutzen. Man benötigt also einen Applikations Administrator, der einen vollständigen Satz von Office 2010 Tools hat.  Generell muss man davon ausgehen, dass man für Sharepoint 2010 Administration sowohl Internet Explorer als auch Office 2010 benötigt, wenn man den gesamten Funktionsumfang von Sharepoint 2010 nutzen will.

Benutzermanagement bei Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010

Bei einer neuen Version einer Software erwarten die Benutzer, dass alle bisher benutzten  Funktionen weiter verfügbar sind und interessante neue Funktionen dazukommen. Bei den einfachen Funktionen ist das meist möglich. Wenn aber wie beim Beutzermanagement von Sharepoint 2007 eine völlig verkorkste Zugriffskontrolle in Sharepoint 2007 selbst  implementiert und viele Fehler eingebaut wurden, muss man wie offensichtlich bei Sharepoint 2010 geschehen, größere Änderungen vornehmen.  Dabei hat Microsoft weitgehend die im IBM Websphere Portal schon länger implementierte auf Standards basierende, externe  Zugriffskontrolle (Claims Based Authentication) in Sharepoint implementiert. Das ist die bei Microsoft beliebte Entwicklungsmethode. Man versucht zunächst proprietäre Lösungen am Markt durchzusetzen. Da das meist nicht klappt, muss man dann bei späteren Software Versionen auch auf Druck der Großkundenden den Industrie Standard unterstützen. Das verursacht bei den Sharepoint Anwendungsprogrammierern viel Arbeit und Ärger.

Für den Sharepoint Benutzer hat das aber den Vorteil, dass viele altbekannte Sharepoint  2007 Probleme in Sharepoint 2010 nicht mehr vorkommen. Ein recht ärgerliches Problem bei Sharepoint 2007 war z.B. dass beim Löschen eines Benutzers, die Einträge in Gruppen und Berechtigungen nicht gelöscht wurden. Damit wurde das ganze System korrumpiert und viele überraschende Effekte traten dann bei der Benutzung von Sharepoint 2007 auf.Überraschungen gab es auch bei der Nutzung von Mirosoft Office Funktionen mit Sharepoint 2007, da die Zugriffsrechte für die verschiedenen Systeme nicht konsistent zu machen waren, kam es auch hier zu vielen überraschenden Fehlersituationen.

Da in Sharepoint 2010 die Funktionen der Authentisierung des Benutzers außerhalb von Sharepoint liegt, sind diese Funktionen sehr stark abhängig von der aktuellen Installation des Sicherheitssystems. Ich persönlich habe meinen Sharepoint Hoster hauptsächlich deshalb gewechselt, weil das Sicherheitssystem des alten Hosters für beliebig viel Ärger bei den Benutzern gesorgt hat. Bei der Auswahl eines Sharepoint Hosters, sollte man auf alle Fälle die Alltagstauglichkeit des Sicherheitssystems prüfen. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, ein neues Passwort zu beantragen, wenn sie das alte Passwort vergessen haben. In Sharepoint 2003 konnte der Sharepoint Administrator das Passwort zuücksetzen. In Sharepoint 2007 war diese Funktion aus Sharepoint verschwunden und nur der Server Administrator konnte das Passwort zurücksetzen. In Sharepoint 2010 ist das Passwort Management außerhalb von Sharepoint und kann vom Hoster benutzerfreundlich implementiert werden.

Sharepoint Attachments begrenzt auf 2 MByte?

Versucht man Sharepoint (2007 oder 2010) Attachment zu einem Dokument oder Listeneintragt  > 2MByte hochzuladen, so bleibt das System hängen und das Attachment wird nicht hochgeladen. In Sharepoint kann man die maximale Größe für Attachments einstellen – üblichrweise 50 MByte.  Die 2 MByte Grenze bei den meisten Sharepoint Hostern wird durch den SMTP Server auf 2 Mbyte begrenzt. Das ist speziell für Fotos recht wenig. Allerdings erreicht man bei den meisten Sharepoint Hostern auch mit DSL 16000 nur maximale Upload Raten von etwa 40 kByte/sec (90 kByte könnte man erwarten). Damit dauert das Hochladen von 2 MByte bereits 50 Sekunden. Das ist bereits länger als die meisten Benutzer warten wollen.

Interessanterweise kann man aber in eine Sharepoint Dokumenten Library Dokumente > 2 MByte problemlos hochladen. Es kommt eben darauf an, wie man den SMTP Server benutzt. Die Attachment Funktion hat bei Microsoft offensichtlich ein Junior Programmierer erstellt, der mit seinen Kollegen von der Dokumenten Library Fraktion nicht redet.

Sharepoint 2010 Hoster auswählen

Inzwischen gibt es einige interessante Hosting Angebote für Sharepoint 2010. Hier zeigt sich die Überlegenheit des Cloud Computings da der Benutzer nur die Services in Anspruch nimmt, braucht er sich um die komplexe Installation des Sharepoint Systems (läuft nur auf 64 bit Systemen!) nicht kümmern. Gegenüber Sharepoint 2007 bietet Sharepoint 2010 signifikante Vorteile. Für private Benutzer ist z.B. die verbesserte Browser Kompatibilität wichtig – Sharepoint funktioniert nicht nur mit dem Internet Explorer sondern bei den gängigen Benutzerfunktionen auch mit Firefox und anderen Browsern. Einige Fehler wurden korrigiert z.B. funktioniert jetzt das Suchen auf der Website schon mit der Einstiegsversion. Einige bekannte Fehler der Verison 2007 gibt es auch bei Sharepoint 2010 und es gibt auch einige neue „ungewöhnliche“ Features. Mit Verblüffung werden Umsteiger von Sharepoint 2007 feststellen, das die Team Space Homepage jetz eine WIKI Seite ist – das ist gut gemeint hat aber einige Nebeneffekte, die von den Microsoft Strategen wohl nicht gesehen wurden. Signifikante Verbesserungen gibt es bei Sharepoint 2010 für professionelle Anwender. Den Sharepoint Designer 2010, mit dem man speziell die Layouts  für die Darstellung ändern kann,  gibt es als kostenloses Download! Damit werden es wohl Anwender von Webdesign System schwer haben.

Interessant ist, dass jetzt einige Hoster Sharepoint 2010 kostenlos für 1 Monat zum Test anbieten – dabei gibt es bei einigen Hostern nur begrenzte Funktionalität. Die Hoster bieten mit unterschiedlichen Preisen auch verschiedene Modelle an, mit z.B begrenzter Zahl der Benutzer (meist nicht zu empfehlen) , Limitierte Speicher und/oder monatliche Transfervolumen, SSL Option usw. Unterschiedlich sind bei den Hostern auch die Login Prozeduren (ist kein Teil von Sharepoint), das Paswort Handling und Passwort Reset. Das sollte man sich auf jeden Fall anschauen, bevor man sich für einen Hoster entscheidet. Interessanterweise sind Sharepoint 2010 Hoster in USA viel teurer als z.B. Hoster aus Deutschland oder der Schweiz.

Eine vollständige Liste der Sharepoint 2010 Hoster ist wohl schwierig zu erstellen. Interessante  Anbieter sind

Ein erster Schnelltest zeigt, dass es das ideale Angebot offensichtlich nicht gibt. Man muss für die geplante Anwendung die Vor- und Nachteile abwägen, was für Sharepoint Einsteiger wohl schwierig ist. Wichtig ist auch die Suche in Sharepoint, die bei manchen Hostern nicht funktioniert oder begrenzt ist z.B. keine Suche in PDF Dokumenten.  KO Kriterium ist neben dem Preis und Performance das Login und das Benutzermanagement für „Nicht Experten“ (da kann es viel Ärger geben!) . Auf alle Fälle bietet das Sharepoint 2010 Hosting unheimlich viel fürs Geld!

PS Einige Hoster bieten 2013 auch schon Sharepoint 2013 Hosting an – meist zu erhöhten Preisen gegenüber Sharepoint 2010. Man sollte prüfen ob sich das lohnt. Interessant ist das sicher für Kirchen – jetzt können die ihre Anwendungen endlich in der Wolke (Cloud) hosten lassen.