Archiv der Kategorie: Sharepoint 2003

Welche Version von Sharepoint zum Start?

Zur Zeit werden von verschiedenen Hostern aber auch Beraterfirmen die Versionen Sharepoint 2003, Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010 angeboten. Falls man eine Sharepoint Lösung privat oder in der Firma plant, sollte man unbedingt mit der neuesten Version starten (die ist aber auch sehr komplex und nicht alle Hoster haben den Skill dafür). Eine Migration von SP 2003 nach SP 2007 oder von SP 2007 nach SP 2010 wird nur unzureichend von Tools unterstützt. Manche Hoster bieten auch Unterstützung beim Umzug an. Das ist aber sehr teuer und für Privatleute und kleine Firmen nicht interessant.

Meist lohnt es sich auch mit den bereits gemachten Erfahrungen eine neue Portal Struktur aufzubauen und mit Verstand und ziemlichem Aufwand zu migrieren.

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Benutzermanagement bei Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010

Bei einer neuen Version einer Software erwarten die Benutzer, dass alle bisher benutzten  Funktionen weiter verfügbar sind und interessante neue Funktionen dazukommen. Bei den einfachen Funktionen ist das meist möglich. Wenn aber wie beim Beutzermanagement von Sharepoint 2007 eine völlig verkorkste Zugriffskontrolle in Sharepoint 2007 selbst  implementiert und viele Fehler eingebaut wurden, muss man wie offensichtlich bei Sharepoint 2010 geschehen, größere Änderungen vornehmen.  Dabei hat Microsoft weitgehend die im IBM Websphere Portal schon länger implementierte auf Standards basierende, externe  Zugriffskontrolle (Claims Based Authentication) in Sharepoint implementiert. Das ist die bei Microsoft beliebte Entwicklungsmethode. Man versucht zunächst proprietäre Lösungen am Markt durchzusetzen. Da das meist nicht klappt, muss man dann bei späteren Software Versionen auch auf Druck der Großkundenden den Industrie Standard unterstützen. Das verursacht bei den Sharepoint Anwendungsprogrammierern viel Arbeit und Ärger.

Für den Sharepoint Benutzer hat das aber den Vorteil, dass viele altbekannte Sharepoint  2007 Probleme in Sharepoint 2010 nicht mehr vorkommen. Ein recht ärgerliches Problem bei Sharepoint 2007 war z.B. dass beim Löschen eines Benutzers, die Einträge in Gruppen und Berechtigungen nicht gelöscht wurden. Damit wurde das ganze System korrumpiert und viele überraschende Effekte traten dann bei der Benutzung von Sharepoint 2007 auf.Überraschungen gab es auch bei der Nutzung von Mirosoft Office Funktionen mit Sharepoint 2007, da die Zugriffsrechte für die verschiedenen Systeme nicht konsistent zu machen waren, kam es auch hier zu vielen überraschenden Fehlersituationen.

Da in Sharepoint 2010 die Funktionen der Authentisierung des Benutzers außerhalb von Sharepoint liegt, sind diese Funktionen sehr stark abhängig von der aktuellen Installation des Sicherheitssystems. Ich persönlich habe meinen Sharepoint Hoster hauptsächlich deshalb gewechselt, weil das Sicherheitssystem des alten Hosters für beliebig viel Ärger bei den Benutzern gesorgt hat. Bei der Auswahl eines Sharepoint Hosters, sollte man auf alle Fälle die Alltagstauglichkeit des Sicherheitssystems prüfen. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, ein neues Passwort zu beantragen, wenn sie das alte Passwort vergessen haben. In Sharepoint 2003 konnte der Sharepoint Administrator das Passwort zuücksetzen. In Sharepoint 2007 war diese Funktion aus Sharepoint verschwunden und nur der Server Administrator konnte das Passwort zurücksetzen. In Sharepoint 2010 ist das Passwort Management außerhalb von Sharepoint und kann vom Hoster benutzerfreundlich implementiert werden.

Telefonlisten in Sharepoint

Nachdem es bei Sharepoint einige Probleme gibt, EXCEL Tabellen zu importieren, kann man sich zumindest bei kleineren Tabellen z.B. bei Telefonlisten für bis zu 100 Einträge  wie folgt behelfen. Man speichert in EXCEL die Tabelle als Webseite in HTML ab und speichert die Daten in einer Sharepoint Bibliothek ab. Danach erstellt man eine Webpartseite mit einem Seiten-Viewer-Webpart  und gibt dort die URL der HTML Seite ein. Damit erhält man eine Telefonliste, die in die Sharepoint Site eingebettet ist mit dem typischen Erscheinungsbild und der Top Navigation.  Ähnlich kann man mit anderen EXCEL Tabellen verfahren, die nicht allzu groß sind.

Google Kalender in Webseiten (Sharepoint) einbetten

Sharepoint hat eigentlich keine vernünftigen Funktionen um Shared Kalender zu verwalten, wenn nicht alle Portalmitglieder MS Outlook verwenden. Vereine oder Firmen übergreifende Gruppen können damit keine vernünftige Kalenderverwaltung machen. Google bietet Server basierte Kalender an. Diese Kalender können Gruppen intern aber auch öffentlich lesbar sein und haben auch ein Ort (Location) Tag. Damit kann man z.B. nach Veranstaltungen in einem Ort suchen oder Veranstaltungen in der Umgebung des Standorts anzeigen. Das ist besonders attraktiv, da man Google Kalender auch auf dem Handy benutzen und Benutzer auch über SMS benachrichtigen kann!
Eine fast ideale Lösung für private Portale wäre eine Kombination der Google Gadget, eMail und Kalender Funktionen mit den Content Management, Workflow und anderen Funktionen von Sharepoint. Dies läßt sich einigermaßen durch die Einbettung der Google Funktionen in Sharepoint erreichen.
Google Funktionen können mit Java Scripts in Webseiten eingebettet werden. Google bietet hierfür für fast alle Funktionen z.B. Gadgets, Kalender, Dokumentenbibliothek usw JavaScripts an. Diese kopiert man in den Zwischenspeicher (Copy). Diese JavaScripts kann man direkt in Webseiten einbetten. In Sharepoint 2007 geht das besonders elegant indem man das JavaScript in ein Text-Editor Webpart kopiert. Man generiert zunächst ein Text-Editor Webpart auf der gewünschten Sharepoint Seite, öffnet dann den Quelltext-Editor und fügt (Paste) das JavaScript ein. Eventuell kann man noch die Breite (width) und die Höhe (height) des Google Fensters im JavaScript so anpassen, dass es in die Spalten von Sharepoint passt. Danach in Darstellung die Webpart Überschrift ändern oder unterdrücken (Chromtyp – kein).  Diese Methode hat den Vorteil, dass die einzelnen Funktionen sauber getrennt sind und einfach verwaltet werden können.
Beispiel für einen einfachen Vereinskalender der in eine Sharepoint Seite eingebettet ist. Das ist ein Beispiel für einen Vereinskalender, der nur Mitgliedern zugänglich ist. Nicht berechtigte Benutzer, die bei Google nicht angemeldet sind, sehen nur den leeren Kalender.
Achtung: Bei Sharepoint 2010 kann man den Inhalts Editor nicht mehr in der beschriebenen Art verwenden. Siehe Anleitung für Sharepoint 2010.

Lieblings Gadget: Wetter

Wetter Gadget

Es gibt zwar viele Google Gadgets – wirklich sinnvoll und brauchbar sind jedoch außer den vielen Nachrichten Gadgets nur wenige. Ein äusserst nettes Gadget ist das Wetter Gadget von Google. Man kann sich das aktuelle Wetter und die Wettervorhersage für mehrere Orte und die nächsten zwei Tage anzeigen lassen. Ich verwende es gern im Urlaub – da weiß man mit einem Blick auf das Handy wie das Wetter zu Hause und am Urlaubsort wird. Dafür legt man das Gadget auf eine Portal Seite oder eine einfache Webseite. Man holt sich hierfür das JavaScript für das Wetter Gadget von der Google Universal Gadget Site (siehe … )und fügt es in das Portal oder die Webseite ein. (Achtung es gibt mehrere Wetter Google Gadgets von verschiedenen Anbietern – oben das  Gadget von Google!

Sharepoint Problem mit Safari 3.0 Browser

Apple bietet den Safari Browser 3.0 als Beta für Windows NT und VISTA an. Ein schneller Check zeigt, dass man mit Safari auch Sharepoint nutzen kann. Probleme zeigen sich allerdings immer wieder bei den interaktiven Komponenten wie z.B. dem Sharepoint Text Editor. Offensichtlich sind die Windows Designer nicht in der Lage Standard konform zu arbeiten – ob gewollt oder ungewollt ist eigentlich irrelevant. In Auschreibungen von Software für Unternehmen und für die Öffentliche Hand sollte immer die Kompatibilität mit den gängigen Browsern eingefordert werden. Dann würden inkompatible Produkte schnell größere Einbußen am Markt erleben. Das wäre sicher das Ende der unbefriedigenden Marketingspielereien auf Kosten der Benutzer.  

Daten zum Handy minimieren

Auch wenn man eine Handy Flatrate für das Internet hat, sollte man darauf achten, dass die Daten, die zum Handy übertragen werden, minimal sind. Komplexe Webseiten wie z.B. Sharepoint haben schnell > 200 kByte. Das dauert dann ewig bis eine Seite heruntergeladen ist. Auch bei UMTS ist häufig nicht genügend Bandbreite verfügbar. Seiten, die für Mobiltelefone optimiert (z. B. mobil.spiegel.de) und auch für die Dateneingabe optimiert sind, lohnen sich nur für häufig verwendete Dienste. Trivial sind natürlich Nachrichtendienste aber auch die werden nicht immer optimal auf dem Handy dargestellt. Natürlich sehen optimierte Seiten für ein iPhone gut aus aber die Zahl der Anbieter die sich diesen Aufwand leisten können ist wohl begrenzt. Der riesige Bestand im Web wird dabei nicht erfasst

Will man „normale“ Webseiten ist das dynamische Transcoding Verfahren z.B. von Opera Mini anderen Verfahren überlegen, da nur etwa 10% der Daten zum Handy übertragen werden. Man kann damit durchaus 10 Minuten auf Standard Seiten surfen wobei insgesamt nur etwa 200 kByte Daten zum Handy übertragen werden.       

Mobile Webseiten mit Opera Small Screen Option ansehen

 Webseiten für mobile Geräte zu optimieren ist recht aufwändig. Häufig genügt es schon einige Portal Seiten (iGoogle, Sharepoint, IBM Websphere usw) so anzulegen, dass sie mobil benutzt werden können. Mit dem Opera Browser kann man sich vorab am PC anschauen, wie die Seiten etwa auf einem Handy dargestellt werden. Ab  Version 7 kann der OPERA Browser Webseiten auch auf einem kleinen Bildschirm anzeigen. Hierzu bei Ansicht [View] -> Kleinbildschirm [small screen] einstellen.

Da der Opera MINI 4.0 nicht total identisch mit der PC Version von Opera ist, muss man doch noch ab und zu auf dem Handy testen. Die Arbeit wird aber wesentlich erleichtert.