Langzeit Archivierung von Dokumenten

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Wer schon einmal durch das Fotoalbum der Großeltern geblättert hat oder gar Ahnenforschung in Jahrhunderte alten Taufregistern betrieben hat, wird sich fragen, was letztendlich von unseren digitalen Daten von den nächsten Generationen noch gelesen und verarbeitet werden kann. Hierzu benötigt man Medien, Geräte und Programme. Magnetbänder und Floppy Disks kann heute fast kein System mehr verarbeiten. Auch CDs und Optical Disks können heute auf vielen PCs und  PADs nicht mehr gelesen werden. Zur Zeit wird empfohlen private Daten auf Memory Sticks (Flash Memory) zu achivieren. Diese sollten allerdings alle 5 Jahre neu geschrieben werden! IT Profis legen Object Stores an und schreiben die Daten regelmäßig auf neuere Medien um.  Das möchte man privat nicht allzu oft machen müssen. Die Menge der privaten Archiv-Daten sollte allerdings strikt begrenzt werden z.B. Email, Kalender und wichtige Dokumente aus Familie und Beruf.

Selbst wenn man physikalisch noch auf das Medium zugreifen kann, gibt es oft keine Programme mehr, welche die Daten anzeigen und verarbeiten können.

Mittelfristig sollte man nur Programme verwenden die eine Funktion haben, die Daten in XML Format exportiert wie z.B. Thunderbird Email (siehe Private Email sicher archivieren). Texte und Bilder sollte man nur in Standard Formaten abspeichern. Dabei sollte man sich an den Formaten der Digital Public Library of America orientieren, die auch in Zusammenarbeit mit EU Organisationen auch Standards für die Metadaten von Dokumenten festlegt. Grundsätzlich sollte man keine proprietären Formate z.B. von Apple verwenden, sondern Formate wie PDF, JPG,  MPEG4. Ganz wichtig ist, dass man eine Ablage Struktur schafft und diese auch dokumentiert. Dabei kann man mit einer ganz einfachen Struktur anfangen.

Will man Dokumente ausdrucken und archivieren, die mehrere Hundert Jahre halten sollen (Langzeitarchivierung). Kann man das auch heute nur mit Papier machen. So sollte man unbedingt säurefreies Qualitätspapier (mit Fasern) verwenden und einen Drucker, der mit Pigment Tinte und nicht nur mit flüssigen Farben (Dye) arbeitet. Das kommt der guten alten Tinte am nächsten. Diese Ausdrucke sind aber sehr feuchtigkeitsempfindlich. Ganz vorsichtige können die Dokumente noch durch einen Firnis aus Gummi Arabicum (Vorder- und Rückseite) schützen. Diese Technik haben schon die alten Ägypter und Dürer bei seinen Aquarellen verwendet. Wichtige Dokumente sollte man in ähnlichen Schachteln aufbewahren wie öffentliche Bibliotheken und Archive. Tipps gibt es z.B. vom US National Archive. Ganz wichtige Dokumente sollte man im Privathaushalt in einer Kassette mit Schutz vor Feuer und Wasser aufbewahren.

Eine Antwort zu “Langzeit Archivierung von Dokumenten

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