Hilfe – meine eMail ist verschwunden!

Bisher war der Austauch von eMail im Internet relativ zuverlässig. Hatte man ein eMail verschickt so kam diese mit hoher Wahrscheinlichkeit auch beim Empfänger an. Mit der Einführung von SPAM Filtern hat sich das aber geändert. Die eMail Provider wie z.B. gmx, t-online, 1und1 usw müssen sich vermehrt gegen unerwünschte Massen eMail (SPAM) wehren und legen dabei schwarze Listen mit Absendern (was nicht viel nützt) aber auch eMail sender Servern an. Landet der eigene eMail Server aus Versehen oder aus Absicht auf einer dieser Listen, dann werden eMails unterwegs einfach gelöscht. Weder der Absender noch der Empfänger erhalten eine Rückmeldung. Die eMail wird auch nicht im JUNK oder SPAM Ordner abgespeichert. Die eMail verschwindet im Nirwana.  Besonders häufig kommt das beim Versenden von eMail an Verteiler z.B. Kunden, Verein, Freunde usw. Man kann dann folgendes verwirrendes Verhalten feststellen.

Unser Verein verwendet eine zentrale Verteilerliste bei Google Mail z.B. Alle_Mitglieder@unser-verein.com . Schickt man eine eMail an diese Adresse, erhalten alle auf der Liste die eMail. Da spart man sich das mühselige und meist nicht funktionierende Ändern und Verschicken einer aktuellen Verteilerliste.  Dieses Verfahren hat lange einwandfrei funktioniert. In letzter Zeit erhalten aber einige der Adressaten z.B. von GMX oder T-Online auf der Verteilerliste keine eMail mehr, wenn die eMail von bestimmten Benutzern z.B. von einem STRATO Server verschickt wird.  Zusätzlich irritiert wird man noch dadurch, dass das Verschicken einige Zeit funktioniert und dann wieder nicht.

Die Abhilfe ist schwierig – wer hat schon Lust dieses Problem an der Hotline des eMail Providers zu diskutieren. Zunächst sollte man sich per eMail an seinen eMail Provider wenden, wenn ab und zu eMails verschwinden. Häufig ist dort das Problem bekannt. Das Problem kann aber auch beim Spam Filter auf der Empfängerseite liegen.

Eine einfache aber etwas umständliche Lösung ist z.B. eine spezielle eMail Adresse z.B. bei einem Provider einzurichten, von der eMail an größere Verteiler verschickt werden kann ohne in einem Spam Filter zu landen. Für große eMail Verteilung sollte man entweder einen eigenen (gut gewarteten) eMail Server oder einen professionellen Messaging Service benutzen.

Da auch einzelne eMails in den SPAM Filtern z.B. wegen Verwendung indizierter „dirty words“ o.ä. hängen bleiben können, wird die Zustellung von eMail in Zukunft wohl noch unzuverlässiger. Eine ähnliche Entwicklung beobachtet man ja bei Briefpost, wo man ja heute auch nicht mehr weiß,  ob und wann ein Brief ordnungsgemäß zustellt wird. Zumindest können Kenner die beliebte Ausrede „leider habe ich die eMail nicht erhalten“ jetzt plausibel begründen.  Besser ist es allerdings wenn wichtige, geschäftliche  eMail durch eine kurze Rückmeldung „Wir haben ihre eMail erhalten und werden sie schnell bearbeiten“ bestätigt wird. Das machen bereits einige kundenfreundliche Sparkassen in Baden-Württemberg. Schlampige Organisationen und ihre Angestellten hassen aber diese Methode mehr als der Teufel das Weihwasser.

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