Sharepoint eMail Benachrichtigungen an Benutzer ohne Sharepoint Konto verschicken

Die automatische Benachrichtigung von Benutzern bei neuen Ankündigungen oder Änderung von Dokumenten ist an sich eine sehr benutzerfreundliche Funktion. Allerdings muss hierfür der Benutzer bei Sharepoint angemeldet sein. Viele Kunden aber auch Vereinsmitglieder usw weigern sich aber zu Recht, sich bei vielen Systemen mit Benutzername und Passwort anzumelden, wenn eigentlich nur unkritische Informationen verteilt werden. (Meist dürfen Kunden ja gar nicht auf unternehmensinterne Systeme zugreifen).   Werden diese Systeme nur selten benutzt z.B. einmal pro Woche kann man fast mit Sicherheit davon ausgehen, dass die Benutzer das Passwort vergessen. Ähnliche Probleme mit Benachrichtigungen hat man mit Gruppenanwendungen bei XING, Facebook u.a., wenn nicht alle Mitglieder registriert sind.

Mit folgendem Trick kann man das Problem  relativ einfach lösen. Man generiert z.B. bei Google Mail (oder einem anderen Mail Service, der eine solche Funktion anbietet) eine eMail Verteilerliste [eMail Liste erstellen] z.B. alle-kunden@googlemail.com. Danach legt man in Sharepoint einen Benutzer alle-kunden mit der eMail Adresse alle-kunden@googlemail.com an. Richtet man eine Benachrichtigung für den Benutzer alle-kunden in Sharepoint ein, erhalten dann alle Benutzer auf der eMail Liste eine Benachrichtigung.

sharepoint_ankundigung

Die obige Benachrichtigung wurde von einem privaten, durch Benutzername und Passwort geschützten Sharepoint Portal verschickt. Damit können auch Benutzer, die keinen direkten Zugriff zum Sharepoint Portal haben, die Ankündigungen empfangen. Nur Benutzer mit einem Sharepoint Konto können über die Links auf die gesicherten Inhalte zugreifen.  Sehen z.B. die Kunden, dass im Portal für sie wichtige Informationen verfügbar sind, werden sie sich um einen kompletten Zugang zum Portal bemühen und können dann registriert werden.

Dienste für die Verteilung großer Mengen von eMail oder auch SMS werden als Service angeboten. Ich nutze z.B. die Services von TeamMessage.de .Die eMail Listen bei Google Mail oder anderen Anbietern können von mehreren Administratoren verwaltet werden.  Große Verteilerlisten kann man z.B. bei Teammessage mit EXCEL managen und in das System importieren. eMail Verteilumg ist bei TeamMsg kostenlos – für SMS Verteilung fallen allerdings je nach Servicequalität Gebühren an. Der wesentliche Vorteil gegenüber Twitter ist jedoch, dass sich die Empfänger nicht registrieren müssen und man damit auch IT ferne Zielgruppen erreichen kann. TeamMsg bietet auch eine Überprüfung der Absender bei der Verteilung von eMail und SMS Messages. Bei Google Mail kann jeder, der die eMail Adresse der eMail Verteilerliste kennt eine eMail an alle verschicken. Das ist recht angenehm, wenn jedes Mitglied eMail an alle Benutzer schicken möchte und erspart viel Ärger mit unterschiedlichen eMail Listen auf den Rechnern der Benutzer. Erfahrungsgemäß sind bei einem allgemeinen Verteiler von z.B. 50 Personen die in Outlook, Thunderbird usw gespeicherten privaten eMail Listen innerhalb kürzester Zeit auf unterschiedlichen Ständen.Unangenehm wird es allerdings wenn eine öffentliche eMail Liste z.B. von Google Mail  im Internet bekannt und mit SPAM beschickt wird.Das kann bei einer gesicherten Verteilerliste bei TeamMsg nicht passieren, da nicht authorisierte Sender geblockt werden. Bei Google Mail gibt es eine Option, dass Email an Teammitgielder nur von Teammitgliedern verschickt werden kann – dann müssen aber alle Teammitglieder bei Google registriert sein, was meist nicht erwünscht ist.

Leider funktioniert das automatische Versenden von Terminen usw über SMS mit dem Sharepoint Server nicht. Die vom Sharepoint Server 2007 verschickten eMails sind für SMS zu groß – der Administrator hat auch keine vernünftige Funktion zur Verfügung mit der Benachrichtigungen entsprechend formatiert werden können. Bei Sharepoint 2010 gibt es jetzt eine Möglichkeit, Nachrichten an Mitglieder als SMS zu schicken.

Siehe auch:  Sharepoint (MOSS) Benutzer und Gruppen benachrichtigen

3 Antworten zu “Sharepoint eMail Benachrichtigungen an Benutzer ohne Sharepoint Konto verschicken

  1. Pingback: Sharepoint Benachrichtigungen als SMS verschicken – Trick | PrivatesPortal

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