Sharepoint Dokumente Auschecken

Der Übergang von der Bearbeitung von Dokumenten auf dem eigenen PC zu einem Dokumentenmanagement im Team oder in einer Organisation ist meist mühsam. Es ist schon schwierig genug Benutzer, die bisher Dokumente auf ihrem eigenen PC erstellt und an Gott und die Welt per eMail verschickt haben, dazu zu bringen, die Dokumente in einer gemeinsamen Bibliothek abzulegen. Es hilft dabei die Vorteile für den Einzelnen klar sichtbar zu machen. Für die Autoren ist es eine wesentliche Arbeitserleichterung, wenn die Verteilung des Dokuments und der notwendigen Korrekturen  nicht mehr vom Autoren selbst vorgenommen werden müssen. Für die Leser entfällt das mühselige Verwalten der verschiedenen Versionen auf dem eigenen PC. Selbst wenn man sich eine Version des Dokuments auf den PC lädt (z.B. für den Offline Betrieb), ist es ungeheuer hilfreich jederzeit die neueste Version im Web gespeichert zu wissen. Am einfachsten ist die Organisation, wenn zunächst jedes Dokument nur einen (oder wenige zusammenarbeitende) Autoren hat. Man sollte aber darauf achten, dass bei grösseren Änderungen, die Dokumente ausgecheckt werden (Dokumentenbibliothek -> Auschecken) damit keine unkontrollierten parallelen Änderungen gemacht werden. 

Sharepoint bietet eine Möglichkeit eine Ansicht (View) einer Bibliothek zu erstellen, in der angezeigt wird, welche Dokumente gerade ausgechecked sind. Leider scheint diese Funktion nicht sinnvoll zu funktionieren. Das zeigt mal wieder, dass die Designer von Sharepoint ihr eigenes System wohl nicht benutzen, sonst hätten sie diesen Gedankenknoten im System längst bemerkt und korrigiert. Typische Benutzer stossen aber in die höheren Sphären des Dokumentmanagements nicht vor und können mit dem existierenden System recht gut arbeiten. Für größere Organisationen ist das originale Sharepoint Dokument Management System nicht geeignet. Es gibt aber viele Anbieter die professionelle Dokumentmanagementsystme mit Anbindung an Sharepoint anbieten.

2 Antworten zu “Sharepoint Dokumente Auschecken

  1. Bernhard Sehmsdorf

    Hallo und vielen Dank für diesen Artikel. Ich muss mich leider auch mit den verschieden Problemen und Ärgernissen dieses unfertigen Produktes rumärgern. Solche Funktionen sollen die Arbeit erleichtern, stellen aber viele Nutzer nur vor völlig unnütze Probleme. Ein kleiner Trost, dass es nicht nur mir so geht.

    Grüße
    Bernhard Sehmsdorf

    • Lieber Herr Sehmsdorf.
      Ich nutze diesen Weg, auf den ich zufällig beim Surfen gestoßen bin, um Kontakt zu der Familie Sehmsdorf aufzunehmen, die in den Jahren 1943 bis 1945 in Soldin Nm gelebt hat, wo ich mit meiner Mutter und meinen Schwestern auch die schlimme Zeit von Januar bis Oktober 1945 verbracht habe, und wo wir uns sicher begegnet sind. Mein Wissen um die Familie Sehmsdorf beruht auf den Notizen, die ein Berhard Sehmsdorf auf seiner Homepage ins Netz gestellt hat. Wenn ich mit meiner Vermutung richtig liege, dass Sie dieser Bernhard Sehmsdorf sind, wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie den gewünschten Kontakt vermitteln könnten.
      Mit lieben Grüßen – Günter Moll

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