eMail und/oder SMS an Gruppen verschicken (Sharepoint)

In einer Gruppe sollten eigentlich alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, Nachrichten an die anderen Gruppenmitglieder zu schicken. In der Regel erstellt man hierfür eine Verteilerliste und verschickt diese dann an die Gruppenmitglieder. Nach einigen Updates schwirren dann mehrere Versionen herum. Häufig verwenden die Gruppenmitglieder auch unterschiedliche Mailsysteme (Outlook, Thunderbird, Google u.a.), die das korrekte Management der Listen erschweren. Wesentlich einfacher ist es, eine zentrale Mailingliste für Gruppen z.B. einen Verein alleimVerein@meinverein.de zu erstellen. Die Gruppenmitglieder schicken dann einfach eine Nachricht an die Gruppen eMail Adresse und die Nachricht wird dann zuverlässig an alle Mitglieder auf der Liste verteilt. Wichtig ist dabei, dass heterogene Gruppen unterstützt werden, die unterschiedliche Mailsysteme verwenden und sich auch nicht bei einem der üblichen sozialen Netzwerke (Facebook, XING, … ) registrieren lassen wollen.

Die Standard Version von Microsoft Sharepoint hat verblüffenderweise keine solche Funktion. Microsoft möchte zusätzlich zum Sharepoint (MOSS 2007) Server natürlich noch einen Exchange Server verkaufen. Advis bietet ein Mailing List Webpart kostenfrei für Gruppen eMail an. Damit kann man eMail an die Mitglieder einer Sharepoint Liste, die man auch in Sharepoint verwalten kann, verschicken.

Etwas umständlicher aber einfacher ist es einen externen Mailing List Server zu verwenden z.B. von Google Mail in Google Apps . Allerdings muss man dann die Mailinglisten Google bekanntmachen und auch dort verwalten. In der Regel wird man größere Gruppenlisten als EXCEL File importieren z.B. auch aus Sharepoint oder anderen Sites.

Ich verwende für relativ statische Teams < 100 Mitglieder einen externen Message Service  von Teammessage mit dem man wahlweise eMail und/oder SMS verschicken kann. Damit erreicht man auch Benutzer am Handy oder am Telefon, die keine eMail nutzen. Die Adressen und Telefonnummern kann man auch dort mit EXCEL Files administrieren. Das ist zwar nicht sehr elegant, man erspart sich aber viele Diskussionen mit den Nutzern, die ihre eMail Adressen nicht unbedingt bei Google, Microsoft oder der Telekom gespeichert sehen möchten.

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