Lokale Kopien von Sharepoint Daten auf dem eigenen PC

Benutzer von Lotus Notes in Unternehmen wissen die Replizieren Funktion zu schätzen und würden eine ähnliche Funktion auch gerne privat nutzen. Mit dieser Funktion kann man eine lokale Kopie z.B. einer Projektdatenbank auf dem eigenen Laptop erstellen und die Daten dann nutzen, ohne dass eine Verbindung zum Server besteht. Das ist besonders zu empfehlen, wenn man unterwegs nur zeitweise eine schnelle, billige Verbindung zum Server hat. Mit Replicate kann man die Daten auf dem Server und PC synchronisieren, das heißt, die auf dem PC geändert Daten werden auf den PC kopiert und umgekehrt. Colligo bietet eine solche Synchronisationsfunktion für Sharepoint an (auch für mobile Geräte). Hierfür muss ein Colligo Reader auf dem Client installiert werden. Für Privatpersonen ist dies kostenlos.

Meist macht es Sinn, nur bestimmte Sharepoint Bibliotheken und Listen auf das mobile Gerät zu laden. Im Colligo Reader kann man pro Sharepoint Site auswählen, welche Daten repliziert werden sollen. Grundsätzlich sollte man in einer Portalumgebung immer versuchen, die Daten auf dem Server zu halten und Replikation auf dem Clienten nur in speziellen Fällen zu nutzen. (Als Lotus Notes mit extensiven Kopieren der Daten auf den PC konzipiert wurde gab es außerhalb der Unternehmensnetzwerke keine schnellen Datennetzwerke. )  Für solche limitierte Nutzung ist der Colligo Reader mit Sharepoint durchaus brauchbar.   

Der Colligo Reader benötigt eine komplette .Net Umgebung auf dem Client und eignet sich damit nicht für ein öffentliches Portal mit vielen Benutzern, deren Client Installation nicht kontrolliert werden kann. Für Professionals oder Mitarbeiter kleiner Unternehmen, die viel unterwegs sind, ist das eine sehr attraktive Hilfe, die in Großunternehmen in der Lotus Notes Umgebung schon lange erfolgreich genutzt wird. 

Der Colligo Reader benutzt Web Services, um auf den Sharepoint Server zuzugreifen. Achtung nicht alle Sharepoint Hosting Provider haben Web Services freigeschaltet! Häufig wird der Sharepoint Server  installiert, ohne dass die Marketing und Support Leute (manchmal auch die Administratoren) des Hosting Providers wissen, welche Features des Sharepoint Portals überhaupt aktiviert sind und welche auch tatsächlich funktionieren.  Hier hilft nur Nachfragen und Testen während der Probezeit.   

Achtung: der Colligo Reader wird mit Autostart installiert und versucht dann bei jedem Systemstart zu synchronisieren, was den Startup unnötig verlängert (speziell wenn Colligo hängen bleibt!). Man sollte die Synchronisation besser individuell starten, wenn man sie wirklich braucht. Wenn Colligo automatisch gestartet wird, kann man die laufende Software auch nicht deinstallieren. Hierzu zuerst Colligo mit Windows Defender oder mit Autoruns  aus der Startup Liste entfernen.