Sharepoint (MOSS) Benutzer und Gruppen benachrichtigen

Eine schöne Funktion in Sharepoint ist die automatische Benachrichtigung über eMail bei Neueinträgen oder Änderungen in Bibliotheken und Listen. Man findet diese Funktion unter Aktionen wenn man sich die Mitglieder einer Gruppe anzeigen läßt.  Damit kann man z.B. sehr effizient und differenziert eMails an die Anwender verschicken. Sharepoint Benutzer können aktiv die Benachrichtigung bei Änderungen in Bibliotheken oder Listen anfordern (-> Aktionen -> Benachrichtigen ). Administratoren können aber auch einzelne Benutzer oder Gruppen benachrichtigen. Bei meinem Sharepoint Hoster funktioniert die Benachrichtigung von einzelnen Teilnehmern sehr gut. Die Benachrichtigung von Gruppen funktioniert allerdings nicht – die Gruppennamen werden nicht gefunden! Ich nehme an, dass es sich hier um ein generelles Problem von Sharepoint (MOSS) 207 handelt.

Nun ist die Benutzerverwaltung im Standard Sharepoint schon etwas mühselig. Bei Gruppen über 10 Teilnehmern, wird das schon etwas lästig. Da ist es nicht besonders hilfreich, wenn man dann für die Benachrichtigung alle Benutzernamen oder eMail Adressen, durch Semikolon getrennt ein weiteres Mal eingeben muss. Außerdem muss man dann die Gruppe und Benachrichtigungsliste manuell synchron halten, was bei dynamischen Gruppen schnell in Arbeit mit Fehlern ausartet. Mit einem kleinen Trick kann man sich die Arbeit bei nicht allzu großen Gruppen erleichtern. Man läßt sich alle Mitglieder der Gruppe anzeigen und selektiert alle (Häkchen im Selektionskasten). Danach wählt man -> Aktion – eMail an Benutzer senden . Das generiert einen Liste der eMailadressen, die durch Semikolon getrennt sind. Diese Liste kann man nun Kopieren und bei Benachrichtigen Einfügen. Das ist nicht gerade elegant, garantiert aber, dass man alle Mitglieder der Gruppe erreicht. Bei sehr großen Gruppen gibt es häufig eine externe EXCEL Tabelle mit den Namen und eMail Adressen. Daraus kann man ähnlich eine Liste mit eMail Adressen für die Benachrichtigung generieren.

Häufig muss man auch eMail an Adressaten verschicken, die nicht im Portal registriert sind. Das geht dann am einfachsten mit einer externen Verteilerliste z.B. mit Google eMail.

Trotz dieser Schwächen im Sharepoint sollte man immer saubere Benutzergruppen für bestimmte Anwendungen oder Websites definieren. Grundsätzlich sollten Berechtigungen immer nur an Gruppen und nicht an Einzelpersonen vergeben werden. Das verbessert den Überblick und das erleichtert das Berechtigungsmanagement im Portal.  Wenn dann auch noch das Benachrichtigen von Gruppen in Sharepoint funktioniert, kann man sich damit viel Arbeit sparen.

Eigentlich soll ein Portal die eMail Flut eindämmen. Erfahrungsgemäß tun sich aber viele Benutzer schwer von der passiven Haltung (eMail empfangen) zum aktiven Handeln, dem Abholen der Information im Portal, wenn man sie braucht, zu wechseln. Erfahrene Benutzer können selbst entscheiden ob sie auf die eMail ganz verzichten oder eventuell nur einmal wöchentlich benachrichtigt sein wollen.

Siehe auch: Sharepoint eMail an Benutzer ohne Sharepoint Konto verschicken

2 Antworten zu “Sharepoint (MOSS) Benutzer und Gruppen benachrichtigen

  1. Pingback: Sharepoint eMail Benachrichtigungen an Benutzer ohne Sharepoint Konto verschicken « PrivatesPortal

  2. Danke für die Information. habe es ausproibiert und es klappt. Wie beieln Sachen im SPS: Umwege führen auch zum Ziel.

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