Schlagwort-Archive: Sharepoint 2010

Sharepoint WIKI ausdrucken und archivieren

In einem benutzerfreundlichen Portal sollten eigentlich möglichst wenig WORD und PDF Dokumente verwendet werden. Der größte Teil der Webseiten für die Benutzer sollte als WIKI erstellt werden. In Sharepoint 2007 musste man noch relativ mühselig die einzelnen Webseiten mit Webparts zusammenstellen. In Sharepoint 2010 kann man WIKIs als Grundgerüst für die Organisation der Portalseiten benutzen. Wikis zu erstellen ist in Sharepoint sehr einfach (so geht’s) .  Autoren müssen eigentlich nichts mehr über Sharepoint Details wissen um den Inhalt eines Sharepoint Portals zu erstellen. Ganz ähnlich wie früher auf den Webpart Seiten kann man Webparts auch in WIKIs einbetten. Damit erhält man eine höchst flexible Plattform für das Verwalten von Sharepoint Sites.

Leider lernen heute selbst die Schüler in den Schulen noch immer WORD Dokumente zu erstellen und zu editieren, die eigentlich im Web Zeitalter durch WIKIs ersetzt werden sollten mit denen man auch komplexe Themen vernünftig gliedern und vernetzen kann. Viele Benutzer gehen heute mit Wikipedia um ohne auf die Idee zu kommen, diese Technik auch für die eigenen Dokumente zu nutzen.

Ein oft erwähnter vermeintlicher Nachteil bei WIKIs ist, dass man diese für die Internet Analphabeten oder für das Archiv nicht ausdrucken kann. Bei Sharepoint 2010 gibt es aber eine relativ einfache Möglichkeit WIKIs auszudrucken.

In USA ist man da schon etwas weiter und gibt an den Universitäten den Benutzern eine Hilfe wie man WIKIs exportieren und ausdrucken kann (Anleitung der Stony Brook University). Im Prinzip erstellt man einfach eine WIKI Ansicht, in der die einzelnen Seiten wie bei einem Textdokument verkettet werden und diese dann ausdrucken kann (auch als PDF). Da die englischen Begriffe nicht so leicht ins Deutsche übersetzt werden können, gibt es hier eine kleine Hilfe für die deutsche Version von Sharepoint 2010.

  1. Zunächst muss man die WIKI Seiten mit Seitennummern versehen. Gehe zu Wiki Seite, klicke  ->Seite (Leiste oben) -> Alle Seiten anzeigen (man sieht jetzt eine Liste mit allen WIKI Seiten) -> Bibliothek  -> Spalte erstellen
    Man gibt jetzt als Spaltenname z.B. Seite ein , als Elementtyp wählt man Zahl und Anzahl der Dezimalstellen ist o. -> OK
    Jetzt sieht man eine zusätzliche Spalte in der Liste der Wiki Seiten und kann mit Bearbeiten die Seitennummern eingeben. Es empfiehlt sich danach die Ansicht für die Seitenanzeige so zu ändern nach den ansteigenden Seitenzahlen in der Spalte Seiten sortiert wird.
  2. Im zweiten Schritt erstellt man nun eine neue Ansicht der WIKI Seiten, die ausgedruckt werden kann. Klicken -> Seite -> Alle Seiten anzeigen -> Bibliothek -> Ansicht erstellen
    Man startet mit  -> Standardansicht und wählt Öffentliche Ansicht erstellen. Als Namen für diese Ansicht kann man z.B. Druckansicht wählen. Danach löscht man alle Haken für die Anzeige von Spalten und setzt einen Haken bei WIKI Inhalt und wählt Zuerst sortieren nach Spalte Seite.Nun muss man noch eine Formatvorlage für den Ausdruck auswählen -> +Formatvorlage   und wählt Magazin. ->OK
  3. Will man sich nun die Druckansicht ansehen so zeigt man wieder alle WIKI Seiten an -> Bibliothek und wählt bei Ansicht dann die Druckansicht aus. Nun werden alle Wiki Seiten in der angegeben Reihenfolge angezeigt und man kann sie wie eine ganz gewöhnliche Webseite mit dem Browser ausdrucken. Man sollte sich vorab zunächst einmal die Druckvorschau ansehen.

Damit der WIKI Ausdruck gut aussieht, sollte man die WIKI Seiten ganz streng mit den vorgesehenen MarkUps des Sharepoint Editors formatieren. In einem Team sollte man hierfür Regeln festlegen ähnlich wie man es auch bei einem WORD Dokument macht. Man wird dann überrascht sein wie gut die Formatierung funktioniert. Diese Funktion kann man auch für die Archivierung des WIKI verwenden z.B. als PDF Datensatz. Damit hat man eine auch nach Jahrzehnten nachprüfbare Dokumentation wenn die Sharepoint 2010 Version nicht mehr existiert.

Website – unerwünschte Besucher

Betreibt man eine offene Website wie z.B. eine Sharepoint Site, die für anonyme Besucher zugelassen ist, so stellen sich bald erwünschte und unerwünschte Besucher ein. Zunächst ist es positiv wenn Suchmaschinen von Google, Microsoft, Yahoo oder anderen die Website finden und auch registrieren. Nur so werden Benutzer Ihre Website finden. Leider finden sich bald auch Besucher ein, deren Motive man nicht kennt oder die Angriffe auf die Website starten. Sharepoint 2010 liefert recht nützliche Web Analytics Websiteberichte, in denen die Besucher der angemeldeten Benutzer mit Benutzernamen und unbekannte Besucher mit der IP Adresse verzeichnet sind.

Man sollte sich diese Websiteberichte von Zeit zu Zeit ansehen und verdächtige IP Adressen überprüfen z.B. mit Project Honey Pot , das Adressen von Spam Servern (aber auch IP-Adressen von Benutzern deren Adressen missbraucht werden) registriert.  Man kann auch überprüfen aus welchem Land die Zugriffe erfolgen. Tauchen da vermehrt Zugriffe aus Island auf, ist das in der Regel kein Anzeichen, dass ein Islander an ihr Geld will, sondern dass ein Besucher über den Opera Mini Proxy in Island auf die Site zugegriffen hat. Nimmt die Zahl der Spam Zugriffe überhand sollte man geeignete Gegenmaßnahmen treffen.

Sharepoint 2010 – Design und Layout ändern – zentrieren

Im Gegensatz zu Systemen wie z.B. WordPress bietet Sharepoint für Benutzer nur sehr begrenzte Möglichkeiten den Design zu ändern. Mit -> Websiteaktionen -> Websiteeinstellungen -> Websitedesign kann man eigentlich nur die Farbpalette für den Standarddesign ändern. Der Sharepoint Standarddesign hat aber einige schöne Eigenschaften, die man auf vielen Webseiten nicht findet. Die Seiten passen sich nämlich automatisch an die Größe des Bildschirms (oder des Bildschirmfensters) an. Man muss also bei einem kleinen Fenster nicht hin und her scrollen. Das ist besonders geschickt, wenn man einen überbreiten Bildschirm hat und darauf mehrere Arbeitsfenster platziert. Auch auf einem iPhone oder iPad sehen einfache Sharepoint Seiten deshalb noch immer akzeptabel aus.

Grafikdesigner sind von dieser Eigenschaft des Sharepoint Designs nicht so begeistert. Wird die obige Seite auf einem weiten Bildschirm dargestellt, so werden die Textspalten breiter und die Zuordnung der Elemente in den Spalten der Seite verschieben sich. Setzt man die Spalten auf feste Breite, dann bleiben die Spalten dann zwar gleich breit, werden aber trotzdem auf der gesamten Breite des Bildschirms verteilt.Bei Intranet Websites kann man das in Kauf nehmen und sich viel Arbeit mit dem Layout sparen. Bei externen Websites sieht das aber sehr unprofessionell aus.

Professionelle Websites arbeiten heute meist mit zentrierten Layouts (Beispiel www.ibm.com oder diese WordPress Site) und fester Breite (fixed width).  Achtung die Breite ändert sich aber wenn der Benutzer die Größe der Schrift mit CTRL+ oder CTRL- ändert. Das Verhalten bei unterschiedlichen Bildschirmgrößen kann man sich anschauen indem man die Größe des Browser Fensters ändert. Häufig möchte man auch eine externe Sharepoint Website auf die Nutzung mit iPhone oder iPad optimieren. Dann sollte man einen zentrierten Page Layout wählen. Den Sharepoint Seiten Layout kann man mit dem Sharepoint Designer ändern, den man kostenlos herunterladen kann.  Nach der Installation kann man den SP Designer direkt aufrufen  -> Websiteaktionen -> In Sharepoint Designer bearbeiten.

Nun kann man bei einer Suche im Web sehr viele Tipps finden, wie man eine zentrierten Layout bei Sharepoint 2010 generieren kann. Viele dieser Tipps haben aber viele unangenehme Seiteneffekte. Die beste Lösung, die ich gefunden und auch ausprobiert habe (mit minimalen Seiteneffekten auf die SP Administration) stammt von Erik Swenson: Sharepoint 2010 Fixed Width Centered Design. man muss dafür mit Sharepoint Designer zwei kleine Änderungen in der Master Page (v4-master) und im CSS File (corev4.css ) machen. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus (Centered Beispiel Ansehen)

Ganz Mutige können natürlich auch den gesamten Layout ändern, sodass die Site gar nicht mehr nach Sharepoint aussieht (Beispiel). Das lohnt sich aber allenfalls für externe Websites für Kunden. Bei einem Sharepoint Release Wechsel wird man das Layout wohl stark nachbearbeiten müssen. Eine gute Anleitung für Änderung des Sharepoint Layouts gibt’s in Sharepoint Branding 101.

HTML, Java Script in Sharepoint 2010 einbetten

In Sharepoint 2007 gab es eine schöne Funktion, mit der man HTML oder Java Script direkt in ein Inhalt Webpart einbetten konnte.

Im Text Editor konnte man wählen ob man RICH Text (das hat aber schlecht funktioniert) oder Quelltext eingeben wollte. Mit dem Quelltext Editor konnte man dann HTML, Java Script usw direkt eingeben.

Bei Sharepoint 2010 hat man nun einen recht komfortablen Rich Text Editor (aber noch immer wesentlich schlechter als der WordPress Editor) eingebaut. Der Quelltext Editor ist nun aber in Sharepoint 2010 plötzlich verschwunden. Damit soll verhindert werden, dass agressive Scripts in das System eingeschmuggelt werden. Sind die Zugriffsrechte für Schreiben richtig gesetzt, macht es aber keinen Unterschied ob ein Java Script mit dem Editor oder mit einem File ins System eingebracht wird.

Zum Glück kann man nach wie vor HTML und Java Script in Sharepoint  2010 einbetten (das entspricht Verknüpfung mit Inhalt in Sharepoint 2007). Allerdings kann man den Quelltext nicht direkt im Inhalt (Content) Webpart eingeben sondern muss ein TXT file mit dem Source Code im Portal und dann im Inhalt Webpart ein Link zu diesem TXT file angeben. Damit wird HTML und Java Script in Sharepoint 2010 ähnlich wie bei Sharepoint 2007 ausgeführt.

Microsoft empfiehlt HTML Code (und HTML Code generierende Java Scripts) einzubetten  z.B. durch Änderung des HTML Codes der Seite mit dem Sharepoint Editor oder mit dem Sharepoint Designer. Dabei scheint es aber viele Probleme zu geben, da Sharepoint 2010 offensichtlich den generierten HTML Code vor dem Abspeichern prüft und verschlimmbessert. Als TXT File abgespeicherte HTML/Java Scripts werden nach dem ersten Augenschein zu urteilen nicht geändert.

Sharepoint 2010 – Tipps für mobile Benutzer

Sharepoint 2010 bietet einige interessante Möglichkeiten für die Darstellung auf mobilen Geräten (Handy, Smartphone, Organizer, Pad) bei denen sowohl die Bildschirmgröße als auch die Datenrate zum Gerät begrenzt sind.

Alle Sharepoint Seiten kann man sich im vereinfachten Mobile View ansehen. Man hängt dafür einfach /?mobile=1 an die URL an und gibt diese Adresse im Handy ein also  z.B.

http://portaleco.mysp.ch/hhmobil/default.aspx/?mobile=1

Wichtig ist dabei, dass man die komplette Adresse inklusive default.aspx oder (seitenname.aspx)  eingibt, da auf vielen Handys anders als beim PC die ASPX Seite nicht automatisch als Default aufgelöst wird.

Will man auf dem PC prüfen wie die mobile Seite auf dem Handy aussehen wird ergänzt man die Seitenadresse mit  ?mobile=1 wie im Beipiel:

http://portaleco.mysp.ch/hhmobil/default.aspx/?mobile=1

Dann wird die Mobile Seite angezeigt, wie sie auf dem Handy erscheinen wird. Die Seite wird dabei sehr stark komprimiert dargestellt und die Datenmenge sehr stark reduziert . Ein einfache Seite mit einer Liste hat in der Darstellung auf dem PC z.B. 25 kByte und auf dem Handy in der mobilen Darstellung nur 1.5 kByte. Das macht sich in der Wartezeit sehr stark bemerkbar. Mit der mobilen Darstellung kann man die Anzeige und die Bearbeitung von  Listen, Kalendern, Terminen usw ,  wesentlich beschleunigen, besonders wenn ein Standard Browser auf dem Handy verwendet wird. Die Nutzung der Mobile Feature bei Sharepoint empfiehlt sich auch bei häufig benutzen Seiten wenn man einen Transcoding Browser wie z.B. Opera Mini verwendet. Die Benutzer werden es danken.

Sharepoint 2010 Mobil auf dem Handy

Schaut man sich Sharepoint Seiten auf einem Handy mit einem Standard Browser an, wird man schnell feststellen, dass typische Seiten schnell mal > 100 kByte groß sind und sehr lange zum Laden benötigen.  Ohne Flatrate (z.B. im Ausland) läuft da  schnell eine schöne Telefonrechnung auf. Bei den langen Ladezeiten werden die Benutzer unruhig, speziell wenn sie sehen wie schnell die iPhone Apps sind. Hat man die Sharepoint Seite dann geladen muss man mühselig auf der Seite herumscrollen bis man die Information findet, die man eigentlich sucht. Versucht man Daten einzugeben stellt man fest, daß viele Datenfelder mit dem Handy Browser nicht funktionieren und auch nicht alle Datentypen auf dem mobilen Browser angezeigt werden.

Nun könnte man einfach alle gewünschten Funktionen in iPhone Apps (oder Widgets bei den anderen Handies) zur Verfügung stellen. Das ist aber für private Anwendungen oder Anwendungen in Firmen nicht effizient. Wer schon länger mit Apps gearbeitet hat wird auch feststellen, dass man in kürzester Zeit viele Apps auf dem Handy hat, die nach kurzer Benutzung nicht mehr funktionieren, weil sich irgenwelche Dinge in der Anwendung oder in der Konfiguration geändert haben. Es hat schon Sinn dass das Web vorwiegend mit standardisierten HTML Seiten arbeitet, für die man keine speziellen Client Funktionen auf dem Handy braucht.

Verwendet man den Opera Mini Browser auf dem Handy, werden die ursprünglichen HTML Seiten auf etwa 10 % komprimiert und schematisch dargestellt. Man kann dann die gewünschten Bereiche anscrollen und vergrößern. Das ist eine recht gute Notlösung um beliebige Seiten mit dem Handy anzuzeigen.

Wesentlich eleganter und effizienter ist es, die Sharepoint Seiten im Mobile Modus anzuzeigen. Bei Sharepoint 2010 hängt man hierfür    http:// ………  /Mobile=1 an die URL an (bei Sharepoint 2007 war das …. /m). Die Sharepoint Seite wird dann für die Darstellung auf einem kleinen Bildschirm optimiert. Zusätzlich kann man z.B. spezielle Mobile Views für Listen definieren, da man auf dem Handy nicht unbedingt so viel sehen möchte wie auf dem PC.

Man erreicht damit vernünftige Antwortzeiten und lesbare Seiten, wenn man den Seitenlayout nicht allzu kompliziert macht. Es empfiehlt sich eine spezielle Einstiegsseite für mobile Benutzer anzulegen mit einer Linkliste für die wichtigsten Einstiegseiten damit die Benutzer nicht komplexe Sharepoint URLs an ihrem Handy eintippen müssen. Es empfiehlt sich diese Einstiegsseite im Opera Browser lokal zu speichern dann braucht man diese Seite nicht immer neu zu laden.

Rich Text Editor in Sharepoint 2010

Musste man sich in Sharepoint 2007 noch mit einem Primitiveditor herumärgern, der zudem nur bei Internet Explorer funktionierte, gibt es bei Sharepoint 2010 einen vernünftigen RTF Editor mit dem man Texte vernünftig editieren kann.Der Editor funktioniert auch mit Firefox und anderen Browsern. Achtung: die Editor Kontroll Leiste erscheint wie bei der neuen Generation von Windows Software erst wenn man das Text Feld anklickt. Ungeschickt ist, dass man zum Einfügen eines Links im Text erst auf das Feld Einfügen in der Steuerleiste klicken muss.

Leider gibt es auch in Sharepoint noch immer Textfelder, die nicht RTF formatiert sind z.B. bei Ereignisse. Da zeigt sich wie sooft bei Microsoft, dass es keinen strategischen Architekten gibt, der sich um die Umsetzung in den Produkten im Detail kümmert. Ärgerlich!