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Hosted Sharepoint Listen umziehen

Beim Aufbau einer Sharepoint Struktur mit mehreren Subsites kommt es immer wieder vor, dass man die Struktur ändern muss weil sie für Benutzer nicht optimal ist. Hierfür muss man häufig Listen, Blogs usw von einer Subsite in die andere verlegen. Das kann bei Sharepoint eigentlich nur ein privilegierter Site Administrator machen. Auch für eine Administrator mit allen Rechten  ist Objekt Import/Export  kein einfaches Verfahren.

Benutzt man einen Hosted Sharepoint Server so hat man keinen Zugriff auf die Server Administration. Man kann sich aber mit folgendem Trick behelfen:

Man erstellt aus der vorhandenen Liste eine Vorlage, die aber den gesamten Inhalt der Liste enthält.  -> Liste  -> Einstellungen -> Liste Einstellungen  -> Liste (Blog, Diskussionsrune etc) als Vorlage speichern und klickt Inhalte einschließen . Die gesamte Liste ist jetzt als Vorlage gespeichert. Im zweiten Schritt legt man eine neue Liste in der Ziel-Subsite (Web) an und wählt als Vorlage die soeben gespeicherte Vorlage.  Im Beispiel wurde eine Diskussionsliste  aus einer privaten Subsite in eine öffentliche Subsite exportiert.   Dabei muss man aber aufpassen, da sich dadurch der Sicherheitsstatus der Liste ändert.

Wirklich elegant ist diese Lösung nicht, aber bei Sharepoint muss man ja häufig schlimmere Unbill ertragen.

 

Private Email sicher archivieren

Immer mehr Geschäftsvorgänge werden über Email abgewickelt. Dabei sind sich die meisten Benutzer nicht bewusst, dass sie eventuell noch in 10 oder mehr Jahren ihre Geschäftsunterlagen benötigen oder in 30 Jahren einmal ihre Memoiren schreiben wollen. Da sich die IT Landschaft schnell ändert, sollte man sich rechtzeitig Gedanken machen, wie man einen BackUp seiner Email organisiert. Dabei muss man auch berücksichtigen, dass das zur Zeit benutzte Email Programm nicht mehr zur Verfügung steht.  Beim beliebten Open Source Programm Thunderbird könnte es z.B. passieren sein, dass die Finanzierung nicht mehr funktioniert oder das Programm nicht mehr von den Entwicklern unterstützt wird. Bei Email Diensten von Google, Microsoft u.a. kann es durchaus sein, dass sich die Geschäftsphilosophie ändert oder man z.B. Google Mail nicht mehr benutzen möchte, weil die Werbung zu aggressiv ist usw. Es kann auch vorkommen, dass das Email Konto gesperrt wird.

Zunächst muss man sich bei der Archivierung entscheiden in welchem Datenformat man seine Emails archivieren möchte. Für Langzeitarchivierung bei Unternehmen und Behörden werden standardisierte PDF Dokumenten verwendet. Dies sollte auch eine Option des Email BackUp Verfahrens sein. Leider geht beim PDF Format die Struktur der Email verloren, Absender, Empfänger, Datum usw tauchen nur noch als Text auf. Als Kompromiss kann man die Emails auch im standardisierten eml Format archivieren. Email im eml Format kann man z.B. mit Thunderbird, Windosw Mail oder mit speziellen eml Viewern auch lesen.

Für die Langzeitarchivierung von Email generiert man im ersten Schritt einen Folder in dem die zu archivierenden Email gespeichert werden. Bei Thunderbird verwendet man dazu die Funktion Suche (ähnlich geht das auch bei anderen Email Programmen. Mit einem Klick auf den gewünschten Ordner (z.B. Local Folders) mit der rechten Maustaste  -> Nachrichten suchen  setzt man die Option Unterordner durchsuchen und sucht dann nach den Bedingungen:
[Datum] [ist vor] [1.1.2011] und speichert das Ergebnis in einem virtuellen Ordner von Thunderbird z.B. Archiv_2010. Im nächsten Schritt exportiert man diesen Thunderbird Folder in einen externen Windows Folder, den man jetzt neu anlegt z.B. Email_Archiv_2010. . Zum Export kann man das Thunderbid Add-On ImportExport Tools verwenden. Man installiert zunächst das Tool mit -> Extras -> Add-Ons, sucht dann nach ImportExport Tools und installiert dieses Tool (Thunderbird neu starten). Danach klickt man -> Extras -> ImportExport Tool  -> Export all messages in the Folder -> EML Format und kann alle Emails z.B. in den Windows Folder eMail_Archiv_2010 exportieren. Als Ergebnis erhält man dann ein Index File mit einer Liste und für jede Email ein eml File. In diesem Ordner kann man dann z.B. mit der Windows Suchfunkton nach Emails suchen. Das File kann man dann extern auf CD, Memory Stick oder externer Platte archivieren. Es gibt auch die Option alle Emails in einem TXT File abzuspeichern (dabei gibt es aber ein kleines Problem Sonderzeichen und Umlaute werden von dem Programm nicht richtig kodiert).

Für die meisten Benutzer wird es wohl ausreichen wenn man die eMails einmal im Jahr archiviert. Der Aufwand dafür ist wirklich gering.

Für Google Mail gibt es u.a. professionelle BackUp Services z.B.Postini . Man kann Google Mail aber auch als BackUp einsetzen solange es dort genügend kostenfreien Speicherplatz gibt. Den wird es in einiger Zeit aber wohl nur dann geben wenn man genügend oft auf die Google Werbung klickt.Vorsicht ist da wohl besser als Nachsicht.

EXCEL Tabelle in Sharepoint 2010 importieren

Für eine erfolgreiche Sharepoint Installation ist es wichtig, dass gleich zu Beginn möglichst viele sinnvolle Informationen im Portal gespeichert werden. Dabei sollte man nicht nur die bisher vorhandenen Dokumente, die von den Portal Benutzern bearbeitet werden sollen,  in Bibliotheken abspeichern. Speziell bei EXCEL Tabellen ist das besonders ungünstig, da die Benutzer wenn sie einen Eintrag machen oder ändern wollen, immer die Tabelle aus- und wieder einchecken müssen. Oft haben die Benutzer auch keine EXCEL Lizenz. Wesentlich eleganter ist es, die EXCEL Tabelle als Sharepoint Liste zu importieren. Dann können die Benutzer die Liste mit ihrem Browser z.B. auch mit einem Mobiltelefon bearbeiten.

Die gute Nachricht: der EXCEL Tabellen Import funktioniert nun bei Sharepoint 2010 (bei Sharepoint 2007 ging das nur mit Tricks) aber Achtung: nur mit Internet Explorer! Man startet mit einem Klick auf -> Websiteaktionen -> Neue Website – Weitere Optionen (Andere Typen … )  -> Kalkulationstabelle importieren. Danach gibt man den Sharepoint Namen für die Liste ein.

Nun wählt man eine EXCEL Tabelle auf dem eigenen PC aus und klickt auf Import . Nun wird EXCEL gestartet und man kann den Bereich der Tabelle wie gewohnt für den Import selektieren z.B.  einfach bei Bereich auswählen owssrv …. wählen, wenn man die gesamte Tabelle importieren möchte.

So weit so gut. Natürlich haben die Microsoft Strategen wieder einen Fallstrick für Benutzer eingebaut. Der EXCEL Import funktioniert nur mit dem Internet Explorer aber nicht mit anderen Browsern (wie Firefox, Chrome, Opera usw).  Für den Import benötigt man auch eine EXCEL Applikation aus Office 2007 oder Office 2010. Die meisten Sharepoint 2010 Benutzer werden wohl noch eine Office 2007 Version benutzen und sich freuen, dass der EXCEL Import damit in Sharepoint 2010 funktioniert. Will man die bearbeitete Tabelle aus Sharepoint exportieren erhält der Office 2007 Benutzer die folgende Fehlermeldung:

Der EXCEL Export funktioniert also nur mit Office 2010 und die vielen Office 2007 Benutzer können den Export nicht nutzen. Man benötigt also einen Applikations Administrator, der einen vollständigen Satz von Office 2010 Tools hat.  Generell muss man davon ausgehen, dass man für Sharepoint 2010 Administration sowohl Internet Explorer als auch Office 2010 benötigt, wenn man den gesamten Funktionsumfang von Sharepoint 2010 nutzen will.