Schlagwort-Archive: Ausdrucken

Sharepoint WIKI ausdrucken und archivieren

In einem benutzerfreundlichen Portal sollten eigentlich möglichst wenig WORD und PDF Dokumente verwendet werden. Der größte Teil der Webseiten für die Benutzer sollte als WIKI erstellt werden. In Sharepoint 2007 musste man noch relativ mühselig die einzelnen Webseiten mit Webparts zusammenstellen. In Sharepoint 2010 kann man WIKIs als Grundgerüst für die Organisation der Portalseiten benutzen. Wikis zu erstellen ist in Sharepoint sehr einfach (so geht’s) .  Autoren müssen eigentlich nichts mehr über Sharepoint Details wissen um den Inhalt eines Sharepoint Portals zu erstellen. Ganz ähnlich wie früher auf den Webpart Seiten kann man Webparts auch in WIKIs einbetten. Damit erhält man eine höchst flexible Plattform für das Verwalten von Sharepoint Sites.

Leider lernen heute selbst die Schüler in den Schulen noch immer WORD Dokumente zu erstellen und zu editieren, die eigentlich im Web Zeitalter durch WIKIs ersetzt werden sollten mit denen man auch komplexe Themen vernünftig gliedern und vernetzen kann. Viele Benutzer gehen heute mit Wikipedia um ohne auf die Idee zu kommen, diese Technik auch für die eigenen Dokumente zu nutzen.

Ein oft erwähnter vermeintlicher Nachteil bei WIKIs ist, dass man diese für die Internet Analphabeten oder für das Archiv nicht ausdrucken kann. Bei Sharepoint 2010 gibt es aber eine relativ einfache Möglichkeit WIKIs auszudrucken.

In USA ist man da schon etwas weiter und gibt an den Universitäten den Benutzern eine Hilfe wie man WIKIs exportieren und ausdrucken kann (Anleitung der Stony Brook University). Im Prinzip erstellt man einfach eine WIKI Ansicht, in der die einzelnen Seiten wie bei einem Textdokument verkettet werden und diese dann ausdrucken kann (auch als PDF). Da die englischen Begriffe nicht so leicht ins Deutsche übersetzt werden können, gibt es hier eine kleine Hilfe für die deutsche Version von Sharepoint 2010.

  1. Zunächst muss man die WIKI Seiten mit Seitennummern versehen. Gehe zu Wiki Seite, klicke  ->Seite (Leiste oben) -> Alle Seiten anzeigen (man sieht jetzt eine Liste mit allen WIKI Seiten) -> Bibliothek  -> Spalte erstellen
    Man gibt jetzt als Spaltenname z.B. Seite ein , als Elementtyp wählt man Zahl und Anzahl der Dezimalstellen ist o. -> OK
    Jetzt sieht man eine zusätzliche Spalte in der Liste der Wiki Seiten und kann mit Bearbeiten die Seitennummern eingeben. Es empfiehlt sich danach die Ansicht für die Seitenanzeige so zu ändern nach den ansteigenden Seitenzahlen in der Spalte Seiten sortiert wird.
  2. Im zweiten Schritt erstellt man nun eine neue Ansicht der WIKI Seiten, die ausgedruckt werden kann. Klicken -> Seite -> Alle Seiten anzeigen -> Bibliothek -> Ansicht erstellen
    Man startet mit  -> Standardansicht und wählt Öffentliche Ansicht erstellen. Als Namen für diese Ansicht kann man z.B. Druckansicht wählen. Danach löscht man alle Haken für die Anzeige von Spalten und setzt einen Haken bei WIKI Inhalt und wählt Zuerst sortieren nach Spalte Seite.Nun muss man noch eine Formatvorlage für den Ausdruck auswählen -> +Formatvorlage   und wählt Magazin. ->OK
  3. Will man sich nun die Druckansicht ansehen so zeigt man wieder alle WIKI Seiten an -> Bibliothek und wählt bei Ansicht dann die Druckansicht aus. Nun werden alle Wiki Seiten in der angegeben Reihenfolge angezeigt und man kann sie wie eine ganz gewöhnliche Webseite mit dem Browser ausdrucken. Man sollte sich vorab zunächst einmal die Druckvorschau ansehen.

Damit der WIKI Ausdruck gut aussieht, sollte man die WIKI Seiten ganz streng mit den vorgesehenen MarkUps des Sharepoint Editors formatieren. In einem Team sollte man hierfür Regeln festlegen ähnlich wie man es auch bei einem WORD Dokument macht. Man wird dann überrascht sein wie gut die Formatierung funktioniert. Diese Funktion kann man auch für die Archivierung des WIKI verwenden z.B. als PDF Datensatz. Damit hat man eine auch nach Jahrzehnten nachprüfbare Dokumentation wenn die Sharepoint 2010 Version nicht mehr existiert.