PrivatesPortal

Die Firma Apptix stellt eine ganze Serie von Videos für die Online Sharepoint Schulung zur Verfügung. Alle Einheiten - English Only. Auf der Microsoft Site für kleine Unternehmen gibt es auch Sharepoint Online Videos auf Deutsch. Obwohl die Anleitungen mit der alten Version Sharepoint 2003 arbeiten sind manche auch für Sharepoint 2007 (MOSS) brauchbar.

Über “Software as Service” wird viel gesprochen man kann auch viel darüber lesen, vernünftige Angebote findet man dagegen selten. Google versucht zwar auf diesem Gebiet mit Beta Versionen zu punkten, das ganze Angebot ist aber eher auf dem Spielniveau und genügt keinesfalls professionellen Ansprüchen. Microsoft versucht nun mit extrem billigen SaS Angeboten für eMail (Exchange), Live Meeting, Sharepoint und Office den Markt zu erobern. Professionelle eMail Services für 15 €/Benutzer im Monat ist mit eigenem oder gehosteten eMail Servern nicht zu unterbieten. Die Deskless Worker Suite mit Sharepoint und Outlook Web Access für 3 $/Benutzer im Monat ist sicher für viele kleine Unternehmen interessant. Das ganze wird gepaart mit einem Vertriebsmodell, das kleinen Firmen beim Verkauf und Betrieb beteiligt. Der Online Service Beta wird aber zur Zeit nur Kunden in USA angeboten. Mit der Initiative von Microsoft kommt nun wahrscheinlich etwas mehr Bewegung in die SaS Landschaft zumindest für Firmenkunden. Völlig offen ist aber, wer den Wettbewerb bei den privaten Benutzern gewinnen wird.  Google versucht zwar in diesen Markt einzusteigen - die Technik und die Zuverlässigkeit des Services sind aber noch äußerst mangelhaft. Bei Google ist aber auch im letzten Jahr keine signifikante Verbesserung sichtbar geworden. Vielleicht klafft da Wollen und Können doch etwas weit auseinander.

Damit man auch auf geschützte Seiten mit dem Handy und Opera Mini zugreifen kann, sollte man eine frei zugängliche Einstiegsseite für mobile Anwendungen anlegen, mit Links zum Mobile Login und Mobile Logout. Die Standard LOGIN Funktion (oben rechts) von Sharepoint funktioniert auf dem Handy nicht! Die Beispielseite enthält auch eine private Linkliste, die nur nach korrektem Login angezeigt wird.  Die Sharepoint List für Links funktioniert auch mit Opera Mini, man kann also auch zusätzliche Links mit dem Handy eingeben.

Da der automatische Reload für Standard Sharepoint Seiten (Basic Page) mit dem Opera Mini Browser nicht funktioniert (das ist wohl ein Microsoft Problem) muss man immer eine Sharepoint Webpart Seite anlegen, die bei Opera Mini einwandfrei funktioniert. Sollen aber auch andere mobile Browser z.B. Vodafone Live verwendet werden können, muss man mit einem beliebigen Tool eine Standard HTML Seite anlegen und in einer Sharepoint Bibliothek ablegen. HTML Seiten haben viel weniger Daten (10 kB) als Sharepoint Seiten (> 100 kB) und können damit auf dem Handy schneller geladen werden. Damit kann man aber aber Sharepoint (MOSS) Funktionen nicht nutzen. Der Opera Mini Browser hat die Möglichkeit Seiten lokal auf dem Handy zu speichern. Damit kann man z.B. sehr schnell auf die Einstiegsseite für die mobilen Anwendungen zugreifen und doch alle Funktionen von Sharepoint nutzen. 

Im Sharepoint Evaluation Portal gibt es jetzt einen Blog für Rückmeldungen und Diskussionen für alle  Besucher. Das ist ein Beispiel wie man mit Web 2.0 Techniken eMails vermeiden kann. Das hat auch den Vorteil, dass man keine eMail Adresse im Internet publizieren muss, die für SPAM genutzt wird.  

Ein schönes Beispiel wie man ein Schulportal mit Sharepoint attraktiv machen kann ist das Portal des isolde-kurz-gymnasiums in Reutlingen. Der Besucherzähler steht mit 1,4 Millionen und zeigt, dass das Portal tatsächlich benutzt wird. Es ist eigentlich unverständlich, dass andere Schulen solche Organisationsmittel nicht nutzen. Ein solches Portal kann man bei einem verlässlichen Hoster für 70 € im Jahr betreiben. Das rechnet sich schon durch die Ersparnisse beim Kopierpapier!  

Da ein Handy auch mit Opera Mini keine komplexen Windows Funktionen hat, die von Sharepoint benötigt werden, hat man schon beim Login erhebliche Probleme und muss spezielle Methoden anwenden. Es empfiehlt sich, den Einstieg immer über eine öffentliche Sharepoint Seite zu machen. Dann kann man in der rechten oberen Ecke Login anklicken und sich damit in ein geschütztes Portal einloggen. Will man allerdings Logout machen und klickt auf Logout so passiert gar nichts - das spezielle MS Logout Drop Down Menu funktioniert auf dem Handy nicht. Mit einem Trick kann man aber doch einen geordneten Logout machen. Jede Sharepoint Site hat eine Darstellung für mobile Geräte. Hierfür hängt man /m/ an die URL für den PC an z.B. www.portaleco.eu/evaluation/m/  . Auf der mobilen Seite ist nicht viel geboten, es gibt dort aber ein Link zu Abmelden (Logout) . Diesen Link kann man nun kopieren und in eine Sharepoint Link Liste einfügen (siehe Beispiel Link Liste auf der Seite www.portaleco.eu/evaluation ) oder auch auf einer einfachen Webseite unterbringen. Das ist nicht gerade elegant. Bei einer wirklich wichtigen privaten Sharepoint Site sollte man sich aber immer nach der Nutzung abmelden. Handies gehen schnell verloren oder geraten in die Hände von Telekom Praktikanten in den Redaktionsräumen.

Bei Software-Verkaufsgesprächen wird gerne stundenlang über Funktionen, Anwendungen und Vorteile der angebotenen Produkte gepredigt. Kommt man allerdings zum harten Kern jedes Verkaufsgesprächs und fragt nach dem Preis einer Komplettlösung, so kann kaum ein Verkäufer vernünftige Zahlen nennen. Meist benötigt man für eine Lösung mehrere Komponenten, die mit unterschiedlichsten Lizenzbedingungen angeboten werden. Im harbar.net Blog findet man einen Einstiegsartikel, der zumindest die wichtigsten Faktoren bei der Preisfindung von Microsoft benennt. Wenn man den Artikel durchgelesen hat, wird man verstehen warum Software as a Service so eine tolle Idee ist. Offensichtlich ist beim Kauf von Software die Einschaltung eines kundigen Rechtsanwalts zwingend erforderlich. Für meinen gehosteten MOSS Server bezahle ich dagegen 67.60 € im Jahr, betreibe mehrere öffentliche und private Websites und muss mich weder um die Lizenzpolitik von Microsoft noch um Installation, Update, Backup usw kümmern. Ich nehme an, dass es sich bei dem Angebot um ein “Lockvögeli” von Microsoft handelt und die Preise für die Hoster anziehen werden, wenn sich genügend Kunden für die Angebote gefunden haben. Vor Preiserhöhungen und Änderungen in der Verfügbarkeit oder beim Service ist man aber bei keinem Softwareangebot sicher.    

Private Portale z.B. für kleinen Gruppen, Kunden  oder Vereine werden anders als Unternehmensportale in der Regel nicht täglich besucht. Änderungen im Portal werden deshalb von Benutzern häufig nicht oder zu spät wahrgenommen. Die flexiblen Funktionen zur Benachrichtigung von Personen und Gruppen sind deshalb ein wesentlicher Vorteil eines Sharepoint Portals gegenüber einer traditionellen Website. Ein klassisches Beispiel ist das automatische Versenden von eMails bei Eintrag einer neuen Ankündigung oder eines Termins (siehe Evaluation Portal) . Unter Einstellungen kann man für Listen, Bibliotheken oder einzelne Elemente in Bibliotheken Benachrichtigungen einrichten.  Dies ist besonders bei der Einführung eines Portals hilfreich, da viele Benutzer den Schritt von “Benachrichtigung” zu “Selfservice” im Portal erst lernen müssen. Benachrichtigungen können von den Administratoren aber auch von den Benutzern selbst verwaltet werden. 

In der Projektarbeit in freiwilligen Gruppen sind Benachrichtigungen über neue Dokumente und Änderungen sehr wichtig, da sonst die notwendigen Arbeiten immer wieder verzögert werden. Bei professionellen Gruppen, die täglich mit dem Portal arbeiten, werden eMail Benachrichtigungen dagegen schnell zu Belästigung. Hier ist es meist besser mit einer zentralen Projektinformationsseite (Schwarzes Brett, Kalender, Projekt Blog) zu arbeiten. Zusätzlich können die Mitarbeiter bei Bedarf selbst Benachrichtigungen einrichten und auch wieder löschen.