Private Email sicher archivieren

Immer mehr Geschäftsvorgänge werden über Email abgewickelt. Dabei sind sich die meisten Benutzer nicht bewusst, dass sie eventuell noch in 10 oder mehr Jahren ihre Geschäftsunterlagen benötigen oder in 30 Jahren einmal ihre Memoiren schreiben wollen. Da sich die IT Landschaft schnell ändert, sollte man sich rechtzeitig Gedanken machen, wie man einen BackUp seiner Email organisiert. Dabei muss man auch berücksichtigen, dass das zur Zeit benutzte Email Programm nicht mehr zur Verfügung steht.  Beim beliebten Open Source Programm Thunderbird könnte es z.B. passieren sein, dass die Finanzierung nicht mehr funktioniert oder das Programm nicht mehr von den Entwicklern unterstützt wird. Bei Email Diensten von Google, Microsoft u.a. kann es durchaus sein, dass sich die Geschäftsphilosophie ändert oder man z.B. Google Mail nicht mehr benutzen möchte, weil die Werbung zu aggressiv ist usw. Es kann auch vorkommen, dass das Email Konto gesperrt wird.

Zunächst muss man sich bei der Archivierung entscheiden in welchem Datenformat man seine Emails archivieren möchte. Für Langzeitarchivierung bei Unternehmen und Behörden werden standardisierte PDF Dokumenten verwendet. Dies sollte auch eine Option des Email BackUp Verfahrens sein. Leider geht beim PDF Format die Struktur der Email verloren, Absender, Empfänger, Datum usw tauchen nur noch als Text auf. Als Kompromiss kann man die Emails auch im standardisierten eml Format archivieren. Email im eml Format kann man z.B. mit Thunderbird, Windosw Mail oder mit speziellen eml Viewern auch lesen.

Für die Langzeitarchivierung von Email generiert man im ersten Schritt einen Folder in dem die zu archivierenden Email gespeichert werden. Bei Thunderbird verwendet man dazu die Funktion Suche (ähnlich geht das auch bei anderen Email Programmen. Mit einem Klick auf den gewünschten Ordner (z.B. Local Folders) mit der rechten Maustaste  -> Nachrichten suchen  setzt man die Option Unterordner durchsuchen und sucht dann nach den Bedingungen:
[Datum] [ist vor] [1.1.2011] und speichert das Ergebnis in einem virtuellen Ordner von Thunderbird z.B. Archiv_2010. Im nächsten Schritt exportiert man diesen Thunderbird Folder in einen externen Windows Folder, den man jetzt neu anlegt z.B. Email_Archiv_2010. . Zum Export kann man das Thunderbid Add-On ImportExport Tools verwenden. Man installiert zunächst das Tool mit -> Extras -> Add-Ons, sucht dann nach ImportExport Tools und installiert dieses Tool (Thunderbird neu starten). Danach klickt man -> Extras -> ImportExport Tool  -> Export all messages in the Folder -> EML Format und kann alle Emails z.B. in den Windows Folder eMail_Archiv_2010 exportieren. Als Ergebnis erhält man dann ein Index File mit einer Liste und für jede Email ein eml File. In diesem Ordner kann man dann z.B. mit der Windows Suchfunkton nach Emails suchen. Das File kann man dann extern auf CD, Memory Stick oder externer Platte archivieren. Es gibt auch die Option alle Emails in einem TXT File abzuspeichern (dabei gibt es aber ein kleines Problem Sonderzeichen und Umlaute werden von dem Programm nicht richtig kodiert).

Für die meisten Benutzer wird es wohl ausreichen wenn man die eMails einmal im Jahr archiviert. Der Aufwand dafür ist wirklich gering.

Für Google Mail gibt es u.a. professionelle BackUp Services z.B.Postini . Man kann Google Mail aber auch als BackUp einsetzen solange es dort genügend kostenfreien Speicherplatz gibt. Den wird es in einiger Zeit aber wohl nur dann geben wenn man genügend oft auf die Google Werbung klickt.Vorsicht ist da wohl besser als Nachsicht.

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2 Antworten zu “Private Email sicher archivieren

  1. Ein sehr gelungener Artikel, der einen wichtigen Impuls zum Speichern auch privater E-Mails gibt. Ich verwende das für private Zwecke kostenlose MailStore Home und bin damit sehr zufrieden, weil es einfach im Handling ist und Archive durchsucht werden können.

  2. Pingback: Private Email sicher archivieren - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

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