Benachrichtungen in Sharepoint versenden

Private Portale z.B. für kleinen Gruppen, Kunden  oder Vereine werden anders als Unternehmensportale in der Regel nicht täglich besucht. Änderungen im Portal werden deshalb von Benutzern häufig nicht oder zu spät wahrgenommen. Die flexiblen Funktionen zur Benachrichtigung von Personen und Gruppen sind deshalb ein wesentlicher Vorteil eines Sharepoint Portals gegenüber einer traditionellen Website. Ein klassisches Beispiel ist das automatische Versenden von eMails bei Eintrag einer neuen Ankündigung oder eines Termins (siehe Evaluation Portal) . Unter Einstellungen kann man für Listen, Bibliotheken oder einzelne Elemente in Bibliotheken Benachrichtigungen einrichten.  Dies ist besonders bei der Einführung eines Portals hilfreich, da viele Benutzer den Schritt von “Benachrichtigung” zu “Selfservice” im Portal erst lernen müssen. Benachrichtigungen können von den Administratoren aber auch von den Benutzern selbst verwaltet werden. 

In der Projektarbeit in freiwilligen Gruppen sind Benachrichtigungen über neue Dokumente und Änderungen sehr wichtig, da sonst die notwendigen Arbeiten immer wieder verzögert werden. Bei professionellen Gruppen, die täglich mit dem Portal arbeiten, werden eMail Benachrichtigungen dagegen schnell zu Belästigung. Hier ist es meist besser mit einer zentralen Projektinformationsseite (Schwarzes Brett, Kalender, Projekt Blog) zu arbeiten. Zusätzlich können die Mitarbeiter bei Bedarf selbst Benachrichtigungen einrichten und auch wieder löschen.