PrivatesPortal

Auf den ersten Blick erscheint die Migration von Sharepoint 2003 nach Sharepoint 2007 (MOSS) relativ einfach. Die Funktionen von SP 2003 sind weitgehend auch in SP 2007 verfügbar und es gibt einige sinnvolle Erweiterungen. Der Teufel steckt wie immer im Detail. Speziell im Bereich der Benutzer- und Rollenverwaltung [User Management, Identity Management] gibt es eine signifikante Verschlimmbesserung. Typisch werden in Sharepoint spezielle Unterportale [Subsites] wie z.B.  Teamsites für Teams und Gruppen angelegt. Der Administrator (Benutzer mit Administrationsrechten) für eine SP 2003 Teamsite darf diese zum Beispiel selbständig verwalten - also Bibliotheken, Listen und Webseiten anlegen usw.  Er kann aber keine neuen Benutzer anlegen oder Benutzer löschen und verwalten. Hierfür muss man als Administrator auf der höchsten Portalstufe zugelassen sein. Benutzer werden automatisch aufgefordert eine Anforderung für den Zugriff auf  ein gesperrtes Objekt anzufordern, um die Administration zu erleichtern. Damit kann man den Zugriff auf das Portal sehr gut kontrollieren und einzelne Gruppen voneinander abgrenzen. 

Bei Sharepoint 2007 findet man die Rolle des Administrators nicht mehr! Man muss dem Administrator Rechte für Vollzugriff  zuweisen. Damit kann dieser Subsite Administrator auf die Benutzer der gesamten Site zugreifen und administrieren. Dies ist sicher nicht im Sinne des Erfinders, da man ja gerade die Teamsites gegeneinander abschotten will. Völlig unverständlich ist aber, dass der Benutzer mit Vollzugriff auf die Subsite sich die Mitglieder einer Gruppe mit Zugriffsberechtigung auf die Subsite nicht anzeigen und damit auch nicht verwalten kann. Die sind wohl mehrere Gehirnwindungen der Microsoft Entwickler durcheinander gekommen. Dies ist nur ein Beispiel wie die Einführung von neuen Konzepten der Benutzerverwaltung [Identity Management] die sinnvolle Nutzung von Systemen verhindern kann. 

In der Praxis bedeutet dies, dass man bei der Migration von Sharepoint 2003 nach Sharepoint 2007 die gesamte Organisation der Portalverwaltung umstellen und schwere Sicherheitsmängel akzeptieren muss. Anstatt die Sicherheit zu verbessern hat Microsoft die Sicherheit bei MOSS 2007 in einem wesentlichen Bereich verschlechtert.   

Siehe hierzu auch: Microsoft’s größtes Sicherheitsrisiko

Technische Artikel speziell in der IT werden heute in der Regel in Englisch verfasst. Leider erreicht man damit in Deutschland nur die ‘Techniker’ und nicht die Benutzer und Meinungsmacher, da diese in der Regel mit deutschen Schlüsselwörtern bei Google nach interessanten Themen suchen. Dieser Blog richtet sch ganz bewußt an diese Gruppe, da Deutschland speziell bei der Nutzung der neuesten IT Methoden der Entwicklung in USA nachhinkt. Google bietet einen automatischen Übersetzungsservice an, sodass auch englische Benutzer auf die Information zugreifen können. Hier zum Beispiel der Privat Portal Blog in Englisch.  Der Text ist aber nicht wirklich verständlich, da maschinelle Übersetzungen von Deutsch nach Englisch relativ schwierig sind. Maschinelle Übersetzungen technischer Beiträge von Englisch ins Deutsche sind in der Regel besser. Sollte ein in Deutsch erstellter Artikel auch auf Englisch lesbar sein, muss man ganz einfache Satzstrukturen wählen und die englischen Fachbegriffe möglichst mit eckigen  Klammern [Braces] anfügen . Damit erscheinen wenigstens Schlüsselbegriffe korrekt in der englischen Übersetzung. Portale und Websites sollten zumindest eine englische Seite haben - das gebietet die Höflichkeit gegenüber der internationalen Internet Community. 

Begriffe

Die Funktionen zur Erstellung von Webseiten wurdne in MOSS 2007 gegenüber Sharepoint 2003 verbessert. Eine wesentliche Erleichterung ist, dass man eine Master Seite mit einem personalisierten Layout benutzen kann. Man muss also die erstellten Seiten nicht mehr nacheditieren wie in Sharepoint 2003. Die Navigation ist allerdings äusserst ungeschickt gemacht. Üblicherweise legt man die erstellten Webseiten in einer Dokumentenbibliothek ab. Ich verwende z.B. eine für anonyme Besucher offene Bibliothek ‘Portal Intern’ um Webseiten zu speichern. Auf diese Bibliothek greifen Benutzer nie zu. Leider wird der Name dieser Bibliothek im Zugriffspfad (links  oben unter der horizontalen Navigationsleiste) angezeigt und verwirrt den Benutzer nur, wenn er auf diesen Link klickt. Dieses Problem zeigt einmal mehr, dass die Entwickler des Sharepoint Portals nicht mit ihrem eigenen Produkt arbeiten, sonst wäre ihnen das schon längst aufgefallen.    

Google hat einige nette (Gadgets) Funktionsblöcke, die man gerne auch in einem Sharepoint Portal (MOSS 2007) benutzen würde. Das geht mit den neuen Google Universal  Gadgets extrem extrem einfach. Man wählt in der Google Homepage Directory eines von zur Zeit 1220 Gadgets aus, indem man auf Zu Ihrer Website hinzufügen klickt. Danach wird ein Menue angeboten, mit dem man Optionen für dieses Gadget eingeben kann. In einer Vorschau kann man sich das Gadget ansehen und eventuell noch die Größe ändern. Danach klickt man auf Code abrufen . Damit wird ein kurzes Script erzeugt, das man nun in eine beliebige Webseite einbetten kann - natürlich auch in eine Sharepoint Seite. Hierzu addiert man ein Inhalts-Editor Webpart zur Seite, ruft über Webpart Ändern den Source Code Editor auf und kopiert den von Google erzeugten SCRIPT String. Danach sollte man noch den Titel des Webparts ändern. Ein Beispiel für ein Wikipedia Search Google Gadget findet man auf Portaleco Evaluation. Man kann nun das generierte Webpart beliebig auf Seiten platzieren, wie man es von Sharepoint gewohnt ist. Vorteilhaft ist auch, dass man damit die importierten Scripts in die geordnete Webpart Verwaltung von Sharepoint integrieren kann.  

Mit diesem Verfahren kann man den Nachteil von Sharepoint, dass nur wenige Benutzer Web Parts angeboten werden ausgleichen. IBM bietet übrigens in seinem WebSphere Portal eine ähnliche Funktion zur Einbettung von Google Gadgets an.

Strategisch hat Google erkannt, dass Benutzerschnittstellen und Zugang zu Inhalten und Funktionen für die Benutzer wichtiger sind als die Frameworks . Mit dieser simplen Methode können Google Inhalte auf nahezu allen Plattformen dargestellt werden. 

Versucht man ein Portal in einem Unternehmen, einer Schule, einem Verein oder mit Freunden zu nutzen, wird man sehr schnell feststellen, dass Benutzer, die bisher nur ihren PC unter  Windows (aber auch LINUX) bedient haben, mit dem Portal kaum umgehen können. Ein gewisser Schulungsaufwand muss immer getrieben werden. Häufig haben auch Portale keine einfachen Bausteine (Webparts/Portlets/Gadgets/Widgets … ), die man in einer speziellen Anwendung brauchen würde.

Web Operating Systeme sind ein anderer Ansatz um kooperative Systeme im Web aufzubauen, die unabhängig von lokalen PCs sind. eyeOS ist ein solches Web Operating System. eyeOS bietet den Benutzern zunächst einmal das vom PC bekannte File System im Web ab. Damit können Benutzer zentrale Datenbanken, eMail Services usw ähnlich wie auf ihrem PC nutzen. Zusätzlich werden Tools angeboten, mit denen man sich schnell auch eigene Funktionen zusammen bauen kann. eyeOS benutzt modernste AJAX Technik und wird als Open Source Project entwickelt. Das eyeOS Projekt ist noch nicht sehr alt, wirkt noch ziemlich und spricht im Moment wohl mehr “geeks” an, die zur Entwicklung von eyeOS beitragen und auch einige Zeit mit den relativ einfachen Funktionen und häufigen Änderungen leben wollen. eeOS kann man herunterladen und auf einem eigen Server installieren. Bei einem Hosted Server entstehen da typisch Kosten von etwa 8 € im Monat. Es wird aber auch eine eyeOS Hosting Lösung angeboten, die aber im Moment sicher nicht professionnelen Ansprüchen genügt. Es ist aber immer wieder überraschend wie schnell die Internet Community benutzerfreundliche Lösungen auf die Beine stellt. Allerdings müssen zunächst auch AJAX fähige Browser für mobile Geräte verfügbar werden, bevor eyeOS auch auf mobilen Geräten genutzt werden kann. Es wäre schön, wenn sich die etablierten Anbieter diese Lösungen mal anschauen und vor allem die Benutzung und den persönlichen Ausbau der Portalsysteme Systeme erleichtern würden.      

Portale sollen den administrativen Aufwand für die Aktualisierung von Daten verringern. Hierfür ist es zwingend notwendig, dass die Benutzer ihre Daten selbst ändern können. Beispielsweise sollte ein Benutzer seine eMail Adresse oder seine Handy Nummer (Listenelemente) in einer Adressliste selbständig ändern können. Das funktioniert jedoch bei Sharepoint mit den üblichen Rechten nicht. Typisch wird die Liste zunächst von einem Administrator erstellt. Die Listeneinträge kann ein Benutzer jedoch nur ändern, wenn er den Eintrag selbst gemacht hat oder erweiterte Admin Rechte hat - dann kann er aber alle Einträge und nicht nur seine eigenen Enträge ändern! Solche weitgreifenden Rechte vergibt ein Administrator höchst ungern an ungeschulte Teilnehmer.  

Dies zeigt einmal mehr, dass die relativ krause Rechtevergabe in Sharepoint, die sinnvolle Nutzung des Portals häufig nicht erlaubt. 

In MOSS 2007 gibt es die Möglichkeit solche Selfservice Funktionen durch einen Workflow zu unterstützen. Das bedeutet aber zusätzliche Schulung für die Benutzer und wieder erhöhten Aufwand bei der Administration des Portals. 

Eine ganz wichtige Funktion beim Aufbau eines Portals ist das Importieren von Daten aus EXCEL Tabellen. Sowohl privat, in Vereinen oder auch Unternehmen werden viele Daten heute als EXCEL Sheets verwaltet. Sharepoint 2007 bietet die Möglichkeit Excel Sheets in Listen umzuwandeln und dann im Portal zu verwalten. Diese Funktion ist speziell beim Start eines Portals wichtig, da man ja gleich zu Beginn des Betriebs wichtige und sinnvolle Daten im Portal haben möchte. Versucht man jedoch ein EXCEL Sheet zu importieren erhält man mit hoher Wahrscheinlichkeit die Fehlermeldung:

Die Liste kann nicht importiert werden, da eine zu Windows SharePoint Services kompatible Tabellenkalkulationsanwendung nicht installiert ist. Nun kann man rätseln was das eigentlich bedeutet. Der MS Ratschlag EXCEL 2003 zu verwenden  hilft nicht weiter. Man muss auch noch den richtigen Update installiert haben. Mit EXCEL 2007 soll dann alles funktionieren aber dafür wohl viele andere Funktionen nicht.

Hier schlägt mal wieder die Microsoft Philosophie zu, möglichst viele Abhängigkeiten zwischen den MS Programmen einzubauen, damit der Kunde immer eine ganze Suite von Programmen kaufen muss, um eine kleine Funktion zu bekommen. Nun können die meisten Organisationen wohl damit leben, dass Administratoren eine komplette  MOSS 2007 kompatible Installation von MS Software haben. Das Einbringen der Daten ist aber eine typische Aufgabe der Benutzer. Man kann wohl weder in einer Non Profit Organisation noch in einem Unternehmen verlangen, dass alle Mitarbeiter immer die neueste Version der Software haben.  Die IT Abteilung wird wohl auch nicht begeistert sein, wenn die Benutzer EXCEL 2007 installieren, dass noch keineswegs stabil und auch nicht überall verfügbar ist. So kann man mal wieder eine interessante Funktion des MOSS 2007 im praktischen Betrieb nicht nutzen. Schade!

Siehe auch: Microsoft’s größtes Sicherheitsrisiko

Als Einstieg in die Portaltechnologie ist iGoogle (oder Yahoo) recht gut geeignet. Der einzelne Benutzer kann sich damit einige Webseiten für seine Bedürfnisse gestalten und damit die Portalmethodik kennenlernen. Allerdings sind die verfügbaren Funktionen äusserst bescheiden. Die wichtigste Funktion von Portalen - die Kooperation mit anderen Benutzern - wird nicht unterstützt. Das Portal ist trotz (oder durch) der Verwendung von Ajax recht langsam. Man kann das Portal auch nicht mit einem Handy Browser wie Opera Mini benutzen - schon das Login klappt nicht.  

Google bietet zwar auch eine Version für mobile Geräte an - das ist aber wieder eine ganz andere Technologie und hat ganz wenige der Funktionen von iGoogle.  Man erkennt zwar, dass Google sich zu einem Komplettanbieter von persönlichen Portalen weiterentwickeln will. Es gibt aber viel zu tun. Wirklich Neues ist bisher noch nicht sichtbar.  

Zunächst mal die gute Nachricht. Mit meinem Vodafone Handy hatte ich keinerlei Probleme in Italien ins Internet zu kommen. Im Gegensatz zu früheren Jahren funktioniert der Zugriff zum Web einwandfrei. Allerdings ist die GSM/UMTS Abdeckung im Ausland häufig nicht so gut wie in Deutschland. Völlig unklar ist welche Kosten entstehen. Man wird ja wegen einiger Zugriffe im Urlaub keinen Auslandstarif zusätzlich buchen. Für einige wenige Zugriffe zum Internet berechnet Vodafone bereits mehr als 6 €. Bei ähnlichem Gebrauch des Handys im Ausland wie im Inland wird man wohl mit sehr hohen Kosten rechnen müssen. Benutzerfreundlich ist das sicher nicht!