PrivatesPortal

Bei der Personalisierung des Sharepoint 2007 Layouts sollte man in Stufen vorgehen:

1. Zunächst sollte man  versuchen, mit den Standard Funktionen auszukommen. Dazu gehört: Auswahl eines Logos (Bild) für die Titelleiste, Auswahl eines Designs, Anpassung der Schnellstart Leiste und der horizontalen Hyperlinks Leiste. Das reicht in vielen Fällen schon aus um eine gute “Portal Identity” zu schaffen (Beispiel). Hierfür braucht man keine Zusatzanwendung wie z.B. FrontPage bei Sharepoint 2003.
2. Anpassung des Master Layouts mit Sharepoint Designer. Bei MOSS 2007 ist jedem Subportal (Website) ein eigener Master zugeordnet. Auch hier sollte man sehr zurückhaltend agieren. Häufig reicht es schon aus, eine typische Heading Leiste für die Organisation oder Firma einzuführen.
3. Anpassung der Sharepoint Stylesheets. Dabei ist ein kleines WebPart Tool ganz hilfreich mit dem für die grafischen Elemente auf dem Screen den zugehörigen CSS Objekte angezeigt werden. Hier im Portal ausprobieren! 

Die Suchfunktion ist ähnlich wie im Web die wichtigste Art der Navigation in größeren Portalen. Man findet Suchfunktionen auf vielen Webseiten - die wenigsten funktionieren aber wirklich. Man braucht einerseits eine gute Suchsoftware und andererseits einen kundigen Administrator, der die Suchfunktion richtig aufsetzt - daran fehlt es meist. Beim Sharepoint 2003 Hosting von 1&1 hat die Suche lange Zeit nicht funktioniert - im Mai hat die Suche kurzfristig funktioniert - jetzt geht’s aber wieder icht mehr (ausprobieren) . Bei Sharepoint 2007 gibt es wie bei neuen MS Produkten üblich noch einige wacklige Ecken. Beim genotec  Sharepoint 2007 Hosting  funktioniert die Suche auch noch nicht - das Team arbeitet noch daran (zum hoffentlich bald ausprobieren). Microsoft scheint wie alle Portalhersteller aber größere Schwierigkeiten zu haben die Suchfunktion vernünftig in das Portal zu integrieren.

Update: Die Sachlage im November 2007 ist noch immer ähnlich wie vor einem halben Jahr. Mit Hilfe von Google Custom Search kann man aber eine elegante Lösung für die Suche in öffentlichen Sharepoint Portalen realisieren. Die Lösung läuft mit Google Software auf Google Servern höchst effizient und kostet nichts (dafür gibt’s wie bei Google üblich Werbung).

Beim Start eines Portals muss man sehr schnell Inhalte (Content) im Portal haben, damit die Benutzer auch das Portal akzeptieren. Es ist schon recht mühsam, eine große Zahl von Dokumenten für den Start ins Portal mit dem grafischen Interface hochzuladen. DocKIT ist eine professionelle Software für den Import von Dokumenten.  Mit der freien Trial Version kann man zumindest mal bis zu 100 Dokumente z.B. aus einem File System in das Portal importieren. Das ist schon mal recht hilfreich.   

Portale, die für PCs entworfen wurden, haben immer große Probleme auf mobile Geräte zu skalieren. Glide wurde dagegen speziell für mobile Geräte entwickelt. Zusammen mit dem Opera Mini Browser funktioniert das Portal einwandfrei. Die Benutzung ist allerdings wenig effizient. Glide ist auf relativ kleine Gruppen (Teilnehmer 4 - kostenfrei , 20 - gegen Gebühr) funktioniert aber auf vielen mobilen Geräten.

Im Sharepoint Evaluation Portal werden einige Beispiele für das Einbetten fremder Komponenten in ein MOSS 2007 Portal demonstriert. Damit kann man z.B. externe RSS Feeds oder Web 2.0 Anwendungen benutzerfreundlich in das Portal integrieren.

• Google entwickelt neben den Such- und Werbediensten eine umfangreiche Portal Infrastruktur mit zum Teil hervorragenden Diensten. Im Gegensatz zu der doch recht beschränkten Auswahl von WebParts bei Sharepoint bietet Google eine reiche Auswahl von Gadgets auch von anderen Anbietern an, die ähnlich wie Webparts oder Portlets auf Webseiten platziert werden können. Gadgets können relativ leicht programmiert werden und es gehört schon fast zum guten Ton, dass ein Webservice auch ein Google Gadget bereitstellt. Viele dieser Gadgets bieten eigentlich nur speziell formatierte RSS News Leser (gibt es im offiziellen Sharepoint gar nicht!) oder illustrierte LINKs an. Es gibt aber durchaus kleine sinnvolle Webservices wie z.B.  Mini eMail, SMS Versand (umsonst) oder Dokumentverwaltung. Google bietet auch ähnlich wie im IBM Portal Server im Gegensatz zu Microsoft eine integrierte Web basierende eMail Lösung an und unterstützt eMail Benachrichtigung bei Änderungen. Für kleine Gruppen, die im wesentlichen nur einige Webseiten, Office Dokumente und Bilder verwalten wollen, kann so ein Google Mini Portal eine recht vernünftige Lösung sein. Wesentliche Nachteile sind jedoch

• Man kann nur eine sehr begrenzte Anzahl von Dokumenttypen speichern z.B. keine MP3 oder Applikationsdateien.
• Die Navigation wird von Google vorgegeben. Ein wesentlicher Vorteil von Portalen - Zusammenfassung aller wesentlichen Aspekte einer Aufgabe auf einer Webseite - wird dabei nicht unterstützt, da die Google Navigation Service orientiert ist. Dieses abstrakte Konstrukt ist für “naive” Benutzer schwer durchschaubar.
• Der grafische Layout sieht bereits jetzt Platz für Google Zusatzdienste (ähnlich der ätzenden rechten Spalte bei Google Search) vor. Das lenkt normale Benutzer nur ab. 
• Gadgets und extern generierte HTML oder JavaScript sind ein beliebtes Mittel um Viren auf Webseiten einzuschmuggeln! 

Google entwickelt jedoch seine Web Service basierende Portal Lösung sehr schnell weiter und es ist zu erwarten, dass die bestehenden Schwächen beseitigt werden. Eventuell wird es dann auch werbefreie aber gebührenpflichtige Services für kleine Unternehmen geben. Kleinere Firmen wie Weebly zeigen bereits, wie man Portal Layout benutzerfreundlich gestalten kann. Die Portal Dienste von Google verwenden AJAX und können deshalb auf dem Handy nicht genutzt werden. Google mobile bietet deshalb recht bescheidene Dienste an: Suche, eMail and News Reader . Es wird auch schwierig werden, diese divergierenden Welten zusammen zu führen.

Die Browser von mobilen Geräten haben gegenüber den PC Browsern nur eingeschränkte Funktionalität und was noch schlimmer ist: die Browser funktionieren auf jedem Gerät anders. Will man Webseiten für mobile Geräte gestalten, so muss man viele Regeln beachten und umfangreiche Tests mit verschiedenen Geräten durchführen. Dieser Aufwand lohnt sich sicher für ein privates Portal oder für ein Portal kleiner Unternehmen nicht. Als Alternative kann man Webseiten gemäß den Regeln der .mobi Organisation erstellen. Hier findet man auch einen Simulator für Nokia N70. Man kann hiermit Webseiten anzeigen ohne die Kosten für die mobile Übertragung zum Handy! 

Aber auch das ist für private Benutzer kaum interessant - da diese ja auch auf “normale” Webseiten (z.B. Sharepoint Portal Seiten) mit dem mobilen Gerät zugreifen wollen. Diese enthalten heute häufig JavaScript Elemente, die mit mobilen Geräten nicht funktionieren. Das zeigt sich z.B. wenn man mit dem Standard Browser von Vodafone auf eine Sharepoint Seite zugreifen will und die Software des Handys abstürzt. 

Der Opera Mini Browser verwendet Transcoding Techniken um dieses Problem zu lösen

Der Transcoding Proxy wandelt komplexe Elemente z.B. JavaScripts in einfachere HTML um. Dabei werden die Daten auch komprimiert und dadurch die Übertragung zum Handy beschleunigt. Das funktioniert recht gut, wenn auch nicht immer vollkommen. Bei komplexeren Seiten  z.B. mit AJAX oder komplexen JavaScripts zur Dateneingabe versagt allerdings auch die Transcoding Opera Mini Methode.  Da man mit einem Handy aber meist nur Seiten darstellen und allenfalls geringe Datenmengen eingeben will, erzielt man mit dem Opera Mini Browser recht gute Resultate im Sharepoint Environment. Allerdings sollte man für die häufig verwendete Darstellung von Listen spezielle mobile Ansichten erstellen, in denen nur die wichtigsten Spalten und Reihen dargestellt werden. Sharepoint bietet hier sehr flexible Möglichkeiten zur Anordnung der Spalten und zur Filterung der Einträge.

Siehe auch: Externe Websites in Sharepoint integrieren

Für ein privates Portal wird man in der Regel einen öffentlichen Bereich (Public) und einen geschützten Bereich (Private) vorsehen.

Der Einstieg für die Benutzer (aber auch für Suchmaschinen) erfolgt über die öffentlichen Seiten. Es empfiehlt, sich zumindest eine einfache HTML Seite …/Hilfe für Hinweise zur Benutzung anzulegen. Bei einem “naiven” Benutzerkreis sollte hier auch eine Liste für Software Downloads z.B. Java, Browser, PDF Leser, Real Player usw sowie Hilfe für die Sicherheitseinstellungen beim Browser  angelegt werden. Es empfiehlt, sich auch darauf hinzuweisen, dass Firmennetze den Zugriff auf Sharepoint Portale mit aktivem Inhalt sperren können. Für mobile Nutzung sollte eine einfache mobile HTML Einstiegsseite …/mobil angelegt werden (< 5 kByte). Damit erhält der mobile Benutzer sehr schnell positiven Feedback bei der Benutzung des Portals. Häufig existiert bereits eine konventionelle Webdomain - auch diese kann man für den Portal Einstieg nutzen. 

Mit Sharepoint 2007 (MOSS) kann man die Navigation sowohl Horizontal als auch Vertikal (Schnellstart) sehr flexibel ohne Verwendung eines Web Design Tools gestalten uns damit auch konventione HTML Seiten (Basic Pages) leicht in das Portal einbinden. (Bei Sharepoint 2003 musste man Front Page schon bei kleineren Änderungen einsetzen!). 

Als generelle Sicherheitsstrategie empfiehlt es sich, möglichst viele Informationen öffentlich zugänglich zu machen. Private Informationen wie Adressen, eMail , Telefonlisten, private Fotos und Dokumente gehören aber in den privaten Bereich. Bei der Verwaltung der Sicherheitsfunktionen kann es leicht zu Fehlern kommen. Es empfiehlt sich daher das öffentliche und private Portal im grafischen Layout (Site Logo) klar zu kennzeichnen, damit der Benutzer weiß, ob er sich im öffentlichen oder privaten Teil des Portals aufhält. 

Diese Public/Private Schema kann man Subportalen für kleinere Gruppen wie z.B. Familie, Freunde, Verein ebenfalls verwenden.

Auch bei Sharepoint 2007 verfolgt Microsoft seine Strategie, den Kunden durch proprietäre Software an Microsoft zu binden. Auch die Sharepoint 2007 Adminstration funktioniert nur mit Internet Explorer einwandfrei. Verwendet man Firefox oder Opera  gibt es Probleme (aber auch bei Internet Explorer 7.0, die aber beim IE im Rahmen der im Internet üblichen Probleme bleiben). Auch die Sharepoint 2007 Benutzerseiten sind nicht Standard konform, werden aber in der Regel auch von Firefox und Opera korrekt dargestellt. Da mehr und mehr Microsoft Kunden diese Strategie nicht mehr tolerieren, bietet Microsft das Produkt Microsoft Expression Web für standardkonformem Web Design an.  Will man grafische Layouts in Sharepoint 2007 ändern, muss man jedoch den proprietären Sharepoint Designer verwenden. Dies ist eine strategische Schwäche des Sharepoint 2007 Portals, die von Anbietern wie Google, die massiv in des Geschäft mit Web basierten Diensten einsteigen, sicher vermieden werden wird.  Leider gibt es im Moment aber noch keine attraktiven alternativen Portal Hosting Angebote für Privatpersonen oder kleine Unternehmen am Markt. Zunächst bleibt die Hoffnung, dass große Kunden, speziell im Consumer Bereich, Microsoft zu einem Schwenk hin zu standardkonformen Angebot bewegen werden. Expression Web ist vielleicht der erste Schritt in diese Richtung.   

Glaubt man den Aussagen von Microsoft sind bei der neuen Office Suite und auch bei Sharepoint 2007 wesentliche Verbesserungen bei der Sicherheit eingebaut worden. Diese Verbesserungen sind sicher gut gemeint aber nicht gut durchdacht. Will ein Benutzer sein Passwort ändern, so findet er in Sharepoint 2007 die von Sharepoint 2003 gewohnten Funktionen nicht mehr vor. In Sharepoint 2003 konnte der Benutzer auf der Seite “Benutzerinformation” sein Passwort selbst ändern. Zusätzlich konnte der Site Administrator das Passwort zurücksetzen. Der Benutzer konnte wie bei XP üblich die Option “Passwort speichern” anklicken und brauchte dann sein Passwort nicht mehr eingeben solange er auf dem gleichen PC arbeitete (Die Benutzer haben danach natürlich ihr Passwort schnell vergessen!). Bei Sharepoint 2007 kann man sein Passwort nicht mehr auf der Seite Benutzerinformation ändern. Man muss vielmehr auf das Wort Willkommen klicken, das nach dem Login oben rechts im Bildschirm erscheint. Da muss man erst mal draufkommen (vielen Dank an genotec Support)! Hat der Benutzer allerdings das Passwort vergessen, kommt er gar nicht auf diese Seite. Der Administrator kann aber in Sharepoint 2007 das Passwort des Benutzers nicht mehr zurücksetzen - damit ist das Ende der Sharepoint Benutzung für ihn erreicht ( das System ist damit komplett vor dem Benutzer sicher!), da er nicht mehr Sign In machen kann. Als zusätzliche User Schikane kann man das Passwort nicht mehr speichern sondern nur noch Aktivieren (das heißt für alle Office Anwendungen in der Session verfügbar machen).  Da wird jeder Administrator viel Freude mit den Benutzern haben, die ihr Passwort vergessen.  

Die Sharepoint Community hat bereits Hacks für dieses Problem entwickelt. Gerade beim sicherheitskritischen Passwort Management sollte aber von Microsoft eine im Produkt integrierte Lösung geliefert werden. Vieleicht lohnt es sich für die Herrn von Microsoft mal beim IBM WebSphere Portal Server nachzuschauen wie man so etwas macht.